<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

"“Als iemand was gestationeerd in Amerika en zijn bonnetjes moesten naar Hilversum, moest die envelopjes vullen met formulieren en bonnetjes.”

De NOS biedt, als één van de grootste nieuwsorganisaties van Nederland, altijd en overal onafhankelijke en betrouwbare verslaggeving op het gebied van nieuws, sport en evenementen.

Exportsysteem

AFAS

Marktsegment

Nieuwsorganisatie

Gebruikt SRXP sinds

2018

Medewerkers

750+

nos

“De declaratieapp van SRXP is intuïtief en handig in het gebruik, waardoor ook medewerkers zonder technische kennis er moeiteloos mee aan de slag kunnen.”

Tijdsbesparing

Tijdbesparing

Meer inzicht

Meer inzicht

Naadloze integratie met AFAS

Naadloze integratie met AFAS

Verhoogd gebruiksgemak

Verhoogd gebruiksgemak

NOS

Verslaggevers bij de NOS reizen zowel in binnen- en buitenland. Al deze zakenreizigers declareren flink wat af. Op jaarbasis verwerkt de administratie bijna 4000 gebundelde declaratieformulieren. Waar declaranten eerst envelopjes moesten vullen met bonnen en formulieren, sturen ze deze nu digitaal op met de declaratie app van SRXP. Harry van der Zwan, Informatiemanager bij NOS heeft de declaratiesoftware geïmplementeerd en gekoppeld aan Afas Profit en vertelt over zijn ervaring met SRXP.

Hoe het begon

Harry is verantwoordelijk voor alle administratieve applicaties die de NOS gebruikt, waaronder Afas en de integraties hiermee. Omdat Afas Profit geen optimaal toepasbare declaratiemodule bevatte, was er een externe declaratie app nodig. Als tussenoplossing ontwikkelde Harry een website waarmee men online kon declareren. 

Een ingewikkeld, ouderwets proces bleef bestaan

Hoewel deze oplossing het verwerken van declaraties eenvoudiger maakte bleef een ingewikkeld, ouderwets declaratieproces bestaan. “Via de website werd de declaratie aangemaakt. Dat ging vrij snel. Maar daarna werd er een PDF van de declaraties gemaild naar de medewerker. De bonnetjes werden door de declarant achter het uitgeprinte PDF formulier geniet. Deze werd vervolgens door de leidinggevende ondertekend en met de interne post naar de administratie gestuurd voor controle en uitbetaling. Dat is natuurlijk een vrij omslachtig proces.”

"Vooral de verslaggevers en reporters in het buitenland hadden hier last van. Als iemand was gestationeerd in Amerika en zijn bonnetjes moesten naar Hilversum, moest die regelmatig envelopjes vullen met formulieren en bonnetjes. Dat was gewoon heel omslachtig. ”

Tijd voor een nieuwe oplossing

Na vijf jaar besloot de NOS dat het tijd was voor een andere oplossing. Dit kwam met name door het gebrek aan flexibiliteit voor reizende medewerkers. “De website was geen cloudapplicatie, waardoor medewerkers alleen binnen de beveiligde NOS omgeving konden declareren.” 

Per toeval kwam hij bij SRXP terecht. ”Ik werd gebeld door iemand van SRXP die informeerde of wij belangstelling hadden voor een declaratie app in de cloud. Tegelijkertijd werd mijn baas door de creditcardmaatschappij ICS bijgepraat over de koppeling van creditcardbetalingen met de declaratie app van SRXP. Dat die twee samenkwamen was eigenlijk heel toevallig. Toen hebben we gezegd ‘laten we er maar eens naar gaan kijken.’”

Demo van SRXP op het Mediapark in Hilversum

Al snel volgde een afspraak voor een demo van SRXP op het Mediapark in Hilversum. Die verliep iets anders dan gepland. “Op de dag van de demonstratie waren er boerenprotesten. Ik had Dennis, de accountmanager van SRXP, geadviseerd niet met de auto maar met de trein te komen, want het hele Mediapark was geblokkeerd. Toen ook de trein niet reed is hij naar vrienden in Hilversum gereden, heeft hij een fiets geleend en is hij naar het Mediapark gekomen. Hij was geloof ik 10 minuten te laat voor de afspraak, maar hij was er wel. Dat was grote klasse.”

Een veilige en secure oplossing is wat NOS zocht

Twee jaar eerder had NOS met een concurrent van SRXP gesproken, waarbij de deal niet rond kwam. Die hadden een totaaloplossing incl. reizen en reserving. Allemaal prachtig. Maar dat kwam erop neer dat we per declaratie een té hoog bedrag moesten betalen, soms hoger dan de declaratie zelf. Dat vonden we veel te gek. Toen hebben we gezegd dat doen we niet. Dat was jammer, maar hierdoor wisten we precies waar we bij andere declaratiesoftware naar opzoek waren.“

Wat de NOS nodig had was een veilige en secure oplossing die snel en gebruiksvriendelijk is. En dat alles tegen een aanvaardbare prijs. Daar voldeed SRXP aan. Na de beslissing ging de NOS binnen drie weken met de declaratie app van SRXP aan de slag. 

Harry ziet nu al resultaat

Harry ziet dat de administratie de declaraties nu al veel sneller ontvangt. Dat is een positieve ontwikkeling, omdat de administratie voorheen te laat met de declaraties van medewerkers werd geconfronteerd. Harry zegt hierover: “Vaak stuurden wij in oktober een algemene mail uit naar medewerkers ‘Als je wat te declareren hebt, wacht dan niet tot de kerst, want dat is heel vervelend voor onze jaarrekening.' Ondanks dat je de declaraties zag toenemen, waren er ook mensen waarvan we aan het eind van het jaar hun opgespaarde declaraties ontvingen.”

Met SRXP hoeven medewerkers bonnetjes niet in de portemonnee te houden of in de schoenendoos te stoppen, maar leggen ze die met een foto vast in de declaratie app. Dat gemak leidt ertoe dat medewerkers sneller declareren en de administratie meer inzicht heeft in de kosten. Zonder dat medewerkers de declaraties daadwerkelijk indienen ziet de administratie hoeveel declaraties er nog openstaan. Hier kan de administratie direct op reageren. Dat inzicht in de portefeuille van medewerkers is een groot voordeel voor de administratie.”

Gebruiksgemak als succesfactor

Vooral het gebruiksgemak van SRXP heeft gezorgd dat de app tot nu toe succesvol wordt gebruikt. “De app is intuïtief en handig in het gebruik, waardoor medewerkers, ook zonder technische kennis, er moeiteloos mee aan de slag kunnen.”

Wil je weten waar jij op moet letten bij het aanschaffen van declaratiesoftware? Download de checklist hier!