<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Blog: 6 tips voor een foutloos declaratieproces

Jan 23, 2019 10:38:48 AM

blog foutloos declaratieproces

Blog: 6 tips voor een foutloos declaratieproces

Ken je dat? Medewerkers dienen declaraties te laat in of raken bonnen kwijt. Het resultaat: op korte termijn verwerken van declaraties en veel handmatige fouten in jouw administratie. Online declaratiesoftware biedt uitkomst. In deze blog geven wij zes tips voor een foutloos declaratieproces.

Tip 1: Behoud overzicht van de declaraties
Veel bedrijven hebben medewerkers die declaraties te laat indienen. De administratie moet dit snel verwerken en maakt onverhoopt handmatige fouten. Je voorkomt dit, door overzicht in declaraties te behouden. Hou bij welke medewerker zijn declaraties nog niet ingediend heeft. Merk je dat een werknemer achterop schema ligt? Geef dit door aan de manager. Zo zorg je dat jij op tijd alle declaraties binnen krijgt en ze niet overhaast hoeft te verwerken. 

Tip 2: Integreer jouw declaratieproces met een boekhoudsysteem
De meeste declaratiefouten worden gemaakt bij het overtypen in de administratie. Een verkeerd percentage of een cijfer te veel is zo ingevuld. Als een medewerker fouten maakt wordt dit vaak bijgewerkt door managers of door de administratie. Bij fouten op de administratieve afdeling is er meestal geen 2e controle. Door medewerkers te laten declareren volgens een vaste digitale manier, komen alle declaraties op een eenduidige manier bij jou terecht. Bedragen, omschrijvingen en btw-percentages staan hierdoor altijd in de zelfde kolommen. Jij controleert alle data in één keer en boekt dit gemakkelijk in jouw HR-, ERP-  of boekhoudpakket. Het resultaat: geen handmatige fouten meer in de administratie.

Tip 3: Koppel creditcards aan jouw administratie
Een van de meest voorkomende fouten bij declareren is het invullen btw-percentages én verkopersinformatie. Door medewerkers met creditcards te laten betalen voorkom je incorrecte of missende info. Veel van deze info vind je aan het einde van de maand terug op de creditcardstatements. Een nadeel van creditcards is het afletteren van de statements. Dit voorkom je door de betaaldata te koppelen met jouw administratie. Door een datafeed op te zetten koppel je creditcarduitgaven automatisch met de juiste bonnen. Zo worden alle statements automatisch afgeletterd en ontbreekt er geen informatie bij het verwerken van de declaraties.

Tip 4: Stel aanvullende informatie bij declaraties verplicht
Het indienen van declaraties is een van de meest gehaatte klusjes. Informatie wordt klakkeloos op een formulier of in Excel ingevuld. Medewerkers vullen omschrijvingen, leveranciers en andere belangrijke info vaak niet in. Dit voorkom je door te bepalen welke informatie jij altijd wilt hebben. Een duidelijke omschrijving bijvoorbeeld, helpt om te begrijpen waar de onkosten gemaakt zijn. In landen met vreemde talen helpt dit om de context achter declaraties te begrijpen. Door gegevens als omschrijvingen en btw-percentages verplicht te stellen voorkom je foutieve declaraties en fouten door het zelf aanvullen van missende data.

Tip 5: Voed medewerkers op
De een-na-laatste stap om declaraties foutloos te verwerken begint bij de bron. Leer medewerkers om volgens jouw regels te declareren. Een hoop bedrijven hebben regels omtrent onkostendeclaraties. De medewerker is vaak niet op de hoogte van het overtreden van deze regels. Weten jouw medewerkers de maximale bedragen van een zakenlunch? Wijs jij medewerkers er altijd op als een bedrag de maximale bestedingsnorm overschrijdt? Als je dit niet doet, komen dezelfde fouten vaker terug. Door medewerkers direct op de fouten te wijzen leren ze de regels beter aan. Erg arbeidsintensief, maar zodoende voorkom je terugkerende overtredingen.

Tip 6: Declareer online
Alle tips volgen kost een hoop tijd en moeite. Overzicht houden in declaraties vergt een strakke planning. Het verplicht stellen van aanvullende informatie én het opvoeden van medewerkers volgens jouw beleid is in de praktijk ook lastig.

Er bestaat slimme software die hierbij helpt. Door declaraties in te dienen met een mobiele app worden onkosten on-the-go vastgelegd. Jij bepaalt welke aanvullende informatie de software verplicht stelt. Koopt een medewerker een te dure fles wijn? Dan wordt de declaratie automatisch gemarkeerd of afgekeurd. Dit maakt het hanteren van jouw declaratiebeleid extreem makkelijk.

Veelal koppelt declaratiesoftware, data direct met jouw administratie. Afletteren van creditcards, maar ook het inboeken en controleren van reguliere onkostendeclaraties is hierdoor met één klik gebeurd. Hierdoor ben je ervan verzekerd dat er geen handmatige fouten meer gemaakt worden én maak je jouw declaratieproces compleet foutloos.

Cosmeticagigant Rituals zet declaratiesoftware in om het declaratieproces te verbeteren. Hiermee worden declaraties vrijwel foutloos verwerkt en wordt 75% van de tijd bespaart! Ben jij benieuwd welke strategieën Rituals toepast?

Download dan hieronder de whitepaper.

Whitepaper: 7 strategieën van Rituals om te besparen op het declaratieproces

 

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
7 strategieen van Rituals_-1

WHITE PAPER

7 strategieën van Rituals om te besparen op het declaratieproces

Maak een einde tijdrovende zaken verbonden aan declareren.

LEES WHITE PAPER