<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">
BLOG 5 manieren om te besparen op declaratieproces

Blog: 4 hands-on tips om te besparen op een business travel

Feb 4, 2019 2:39:14 PM

Business travel is bij steeds meer organisaties een vast onderdeel van de bedrijfsvoering: steeds meer werknemers bezoeken klanten, prospects of collega’s in het buitenland. Een verouderd declaratiebeleid of slechte registratie van declaraties maakt alleen dit duurder dan nodig. Onderstaande tips helpen je onnodige kosten te besparen.

1. Voorkom overmatige uitgaven op een business travel

Veel bedrijven hebben al regelgeving omtrent kostenplaatsen en maximumbudgetten. Overschrijding van die regels komt meestal door onwetendheid van de declarant.

Dit voorkom je op twee manieren:

      • Stel een declaratiebeleid op
        Allereerst bespaar je op business travel declaraties door het opstellen van een goed declaratiebeleid. Een goed declaratiebeleid voorkomt dat medewerkers te veel geld uit geven.

      • Stuur een reminder van jouw beleid naar alle declaranten
        Een tweede optie is het versturen van een reminder van jouw beleid naar alle declaranten, zodat zij worden geüpdatet over jouw regelgeving.

      • Wijs medewerkers direct op foutieve declaraties 
        Merk je dat medewerkers zich niet houden aan jouw business travel beleid? Dan spreek je hen hier direct op aan. Door medewerkers op de hoogte te houden van jouw beleid voorkom je een groot gedeelte van deze uitgaven.

2. Stel budgetten op voor business travel

Organisaties met veel zakenreizigers kampen vaak met fluctuerende kosten. Dit maakt het lastig om te plannen wat de organisatie aan het eind van de maand kwijt is aan reis- en verblijfkosten. Door business trips vooraf te laten aanvragen krijg jij eerder zicht op deze kosten. Naast meer controle over je budgetplanning heeft het vooraf aanvragen van business trips ook twee andere voordelen:

      • Medewerkers zijn zich bewust van het zakenreisbudget
        Medewerkers zijn zich bewust van het opgestelde budget en houden zich hier eerder aan. Dit maakt het makkelijker om controle te houden over het zakenreisbudget.

      • Manager kan voorgestelde kosten vooraf accorderen.
        Je maakt het mogelijk om kosten vooraf te accorderen. Zo kan de manager ingrijpen voordat de kosten zijn gemaakt. Het aanvragen van reisbudgetten werkt dus kostenbesparend.

3. Versnel de verwerking van declaraties van business trips

Een nadeel van business travel is het grote aantal declaraties dat na de trip binnenstroomt. Bij een binnenlandse trip worden vaak alleen kilometers en lunches gedeclareerd. Daarentegen stromen bij internationale trips de bonnen voor diners, hotels en overige kosten in grote getallen binnen. Het uitzoeken, laten accorderen en verwerken van deze bonnen kost veel tijd.

Het digitaal registreren van declaraties maakt het mogelijk om btw-gegevens en kostenplaatsen in te laten vullen door de declarant. Hierdoor neem je alle data gemakkelijk op in jouw administratie. Het is zelfs mogelijk om creditcarduitgaven automatisch af te letteren met de bijbehorende betalingsregels. Hiermee bespaar je aanzienlijk veel tijd. Er zijn zelfs organisaties die hierdoor meerdere FTE’s besparen.

4. Vraag BTW terug over de buitenlandse declaraties

Het terugvragen van binnenlandse BTW is bij alle bedrijven in Nederland een standaard proces. Bij het terugvragen van btw over buitenlandse kosten op een business trip laten bedrijven daarentegen onnodig veel geld liggen. Door zakelijke uitgaven BTW-compliant te registreren maak je het makkelijk om buitenlandse btw automatisch terug te vorderen.

Let er bijvoorbeeld op dat de leverancier geregistreerd wordt bij het indienen van declaraties. Dit is goed bij te houden op facturen van hotels. Maar ook bij kleine declaraties is dit mogelijk: op de bon van een diner staan meestal de NAW gegevens van het restaurant. Door dit in jouw organisatie bij te houden maak je het mogelijk om de betaalde BTW over de maaltijd terug te krijgen. Klinkt dit als te veel werk?

De NAW gegevens van de leverancier zijn ook vaak via de creditcardstatement te achterhalen. Dit maakt het mogelijk om tot 20% per business trip terug te vragen!

Het toepassen van de bovenstaande tips levert een flinke besparing op. Het uitwerken echter, is niet altijd even makkelijk. Om je hierbij te helpen hebben we meer tips en de uitwerkingen samengevat in een whitepaper. Zo maak jij het internationale declaratieproces volledig efficiënt!

Klik op onderstaande button om de whitepaper te downloaden.

Whitepaper: 5 tips om jouw declaratieproces internationaal te optimaliseren

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 Reasons to switch to cloud-based expense reporting

Learn how expense reporting can help you to achieve company goals.

GET WHITE PAPER