<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Bonnen bewaren met een app: de voordelen op een rij

Aug 19, 2021 2:46:22 PM

bonnen bewaren met een app

Bonnen bewaren met een app: de voordelen op een rij

Bonnen bewaren met een app is een uitkomst voor medewerkers én de administratie. In deze blog leggen wij uit hoe het werkt en het jou uiteindelijk meer dan 75% aan tijd en geld bespaart.

Waarom moet je bonnen bewaren? 

Het bewaren van bonnen is één van de belangrijkste declaratie-eisen van de Belastingdienst. Volgens de bewaarplicht van de Belastingdienst is elk bedrijf verplicht om bonnen minimaal tot 7 jaar na de aankoop te bewaren. Daarnaast zijn bonnetjes een bewijs voor de administratie dat de zakelijke uitgaven van medewerkers daadwerkelijk zijn gedaan en kan declaratiefraude worden tegengegaan. Zonder dit bewijs kan de uitgave niet worden verantwoord. 

Om te voldoen aan de bewaarplicht van de Belastingdienst en de zakelijke uitgaven te verantwoorden aan de werkgever dienen medewerkers de bonnen van alle zakelijke uitgaven die zij hebben gedaan te bewaren: van een koffie onderweg tot een zakenlunch met een klant.

 

Hoe moet je bonnen bewaren?

Bonnen op papier bewaren

Je kunt bonnen op papier of via een app bewaren. Bij bedrijven met een papieren declaratieproces sparen medewerkers hun bonnetjes de hele maand op en leveren deze aan het eind van de maand in bij hun manager.

Medewerkers die op zakenreis zijn naar het buitenland sturen de bonnetjes op per post of leveren deze bij terugkomst in. Het risico van dit papieren proces is dat bonnen snel kwijtraken of inmiddels onleesbaar zijn. De consequenties zijn voelbaar op de administratie, die last-minute nog op zoek moet naar de juiste bonnen of de declaraties niet kunnen verantwoorden.

AdobeStock_162258734

 

Bonnen bewaren met een app

Steeds meer bedrijven laten medewerkers bonnen digitaal bewaren door het gemak van een declaratie app. Medewerkers hoeven de bonnen niet meer fysiek te bewaren, maar scannen de bonnen direct na betaling in via de app. De scan-en-herken software van de app neemt de declaratiegegevens van de bon automatisch over en de bewaart de gegevens digitaal.

Kortom, door bonnen te bewaren met een app:
- raken medewerkers bonnen nooit meer kwijt; 
- zijn declaraties altijd verantwoord (voor de Belastingdienst); 
- versnelt het gehele declaratieproces met meer dan 75%.

Mockup---Fotograferen-van-de-bon



Bonnen bewaren met de declaratie app van SRXP

SRXP is marktleider op het gebied van declaratiesoftware. Door het gebruik van de declaratie app van SRXP hebben bedrijven als Skyteam, Rituals, Bugaboo en Mammoet al meer dan 75% op hun declaratieproces bespaart.

Ben jij benieuwd hoe het bonnen bewaren met een declaratie app is z'n werk gaat? Neem dan contact met ons op via hello@srxp.com of plan een gratis demo met één van onze declaratie-experts via de groene button hieronder. 

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 Reasons to switch to cloud-based expense reporting

Learn how expense reporting can help you to achieve company goals.

GET WHITE PAPER