<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">
Blog 5 buitenlandse btw

Btw terugvragen in het buitenland: hoe doe je dat?

Aug 23, 2019 4:15:15 PM

Hoewel de buitenlandse uitgaven van bedrijven door corona drastisch zijn gedaald, kun je over de uitgaven gedaan in januari en februari 2020 nog btw terugvragen. Lees in dit uitgebreide stappenplan hoe je dit doet:

Stappen voor het terugvragen van buitenlandse btw

Om buitenlandse btw over onkostendeclaraties terug te vragen is het van belang dat je het onkostendeclaratieproces standaardiseert. Dit werkt als volgt:

1. Controleer of jouw bedrijf voldoet aan de voorwaarden

Om BTW terug te vragen uit een ander EU-land moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • Je wilt btw terugvragen uit een ander EU-land voor uw eigen onderneming;
  • Je onderneming is in Nederland gevestigd;
  • Je koopt goederen in of neemt diensten af in een ander EU-land en moet hierover btw betalen; 
  • Je doet geen aangifte omzetbelasting doen in het EU-land waar je btw terugvraagt;
  • Je gebruikt de goederen en diensten geheel of gedeeltelijk voor bedrijfsactiviteiten die met btw belast zijn;

2. Inloggegevens opvragen bij de Belastingdienst

Zodra je voldoet aan de voorwaarden om btw terug te vragen, kun je inloggegevens opvragen bij de Belastingdienst. De inloggegevens vraag je op via een speciaal formulier van de Belastingdienst. 
Jouw inloggegevens om jouw btw teruggave verzoek in te dienen ontvang je binnen vier weken bij jou thuis.

3. Verzamel en controleer jouw facturen en bonnen ter verantwoording van jouw buitenlandse uitgaven

Als bewijs van jouw uitgaven in het buitenland dien je een bewijsstuk te uploaden, zoals een bon of een factuur waarop de datum, bedrag, adresgegevens en btw-nummers van de locatie van aankoop beschreven staan. Sommige landen, waaronder Tsjechië, stellen originele bonnen bij een btw-claim zelfs verplicht. Helaas raken in werkelijkheid bonnen vaak kwijt en beschikken bedrijven niet over de juiste informatie om btw terug te vragen.

Uit een rapport van SAP Concur blijkt dat het ontbreken van informatie bij declaraties één van de belangrijkste redenen is voor bedrijven om géén btw terug te vragen. In totaal laten bedrijven daardoor jaarlijks 10 miljard euro aan btw liggen.

4. Controleer jouw buitenlandse uitgaven op méér dan 2200 verschillende regels in de EU

In het buitenland gelden andere regels voor het aftrekken van btw dan in Nederland. In totaal zijn er meer dan 2200 verschillende btw-regels in 28 lidstaten van de EU als het gaat om inkoopbonnen en facturen. De bonnen en facturen van het gehele bedrijf moet de administratie stuk voor stuk controleren op de btw-regels. Om de btw-regels van landen buiten de EU niet te vergeten. De regels van binnen en buiten de EU verschillen namelijk.

5. Vreemde valuta omrekenen

Krijgt u een factuur in een vreemde valuta, bijvoorbeeld in Amerikaanse dollars, of in cryptovaluta, zoals de bitcoin? Bij uw btw-aangifte moet u het bedrag dan omrekenen naar euro's. Bij goederen gebruikt u hiervoor de laatst genoteerde verkoopkoers van de factuurdatum. Krijgt u de factuur na de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin is geleverd? Dan gaat u uit van de verkoopkoers van die 15e dag.

6. Bereken zelf het totale btw bedrag

Is jouw medewerker op reis geweest naar het buitenland en heeft goederen en diensten afgenomen uit andere EU-landen? Als je afnemer moet je dan Nederlandse btw betalen. Voor het doen van je btw-aangifte moet je zelf de btw berekenen.

7. Upload de bonnen en facturen in het BTW portaal

Zijn alle bonnen en facturen gecontroleerd en bevatten ze de juiste gegevens om btw terug te vragen? Dan zijn we

8. Dien je verzoek in vóór 1 oktober 2021

Hoewel door corona weinig buitenlandse uitgaven zijn geweest, kun je over de uitgaven van januari en februari gewoon btw terugvragen. Je dient je btw-verzoek over uitgaven in het buitenland vóór 1 oktober te hebben ingediend.

Voorkom een tijdrovend proces en automatiseer je buitenlandse btw teruggaveproces

Al deze stappen maken het terugvragen van btw voor veel bedrijven een té ingewikkeld proces. Dit terwijl het tegenwoordig mogelijk is om met digitale tools het gehele btw-teruggave proces te automatiseren, zodat jij hier geen werkt meer aan hebt. Door middel van deze software kan buitenlandse btw met één actie worden teruggevraagd. Hoe werkt dit?

1. Bonnen en bijbehorende declaratiegegevens digitaal opgeslagen

Met digitale software scannen medewerkers bonnen digitaal met een declaratie app. Gegevens van de bon, zoals de datum, locatie en valuta worden vervolgens door de declaratie app automatisch opgeslagen. Tevens is het mogelijk om belangrijke velden, zoals een omschrijving bij de declaratie, te verplichten. Zo zijn buitenlandse uitgaven altijd verantwoord voor de administatie én voldoet het aan de voorwaarden om een BTW-verzoek in te dienen. Bovendien kunnen alle bonnen worden weggegooid, doordat deze manier van online documenteren compliant is met de bewaringstermijn van de Nederlandse fiscus.

2. Declaraties vóóraf gekoppeld aan de juiste categorie

Met digitale software is het mogelijk om btw categorieën vooraf in te stellen. Als extra hulpmiddel geeft de software automatisch voorstellen voor categorieën afgestemd op het land waarin de medewerker zich bevindt. Tijdens het digitaal declareren koppelt de medewerker de declaratie eenvoudig aan de bijbehorende categorie, waardoor een hoop werk bespaart, blijft voor de administratie.

3. Met één klik exporteren naar jouw boekhoudpakket

Na het correct invullen van de juiste categorie zijn de buitenlandse declaraties klaar om in de eigen administratie te verwerken. Een deel van de werklast die hier ligt, is al verplaatst door het verkleinen van de foutmarge bij het invullen van de categorieën. Aangezien alle data digitaal in de software wordt ingeladen, kan deze met één klik worden geëxporteerd naar het boekhoudpakket. De software controleert en sorteert alle uitgaven automatisch, zodat de data altijd klaar is om buitenlandse btw terug te vragen. 

4. Automatische controle van declaraties op 2200 btw regels

De btw-teruggave software kijkt of de declaraties voldoen aan meer dan 2200 btw-specifieke voorwaarden. Hierna wordt de aanvraag automatisch ingediend bij de Belastingdienst. De btw-teruggave software maximaliseert de terugvraagpotentie, waardoor je enkel nog hoeft te wachten op jouw buitenlandse btw.

Kortom, door te werken met gespecialiseerde software die declaraties organiseert en inlaadt in btw-teruggave software verhoog je de terugvraagpotentie aanzienlijk. Zonder vliegtickets is het mogelijk om 10-15% van de totale reis- en verblijfskosten terug te vragen.

Alles leren over buitenlandse btw en hoe je dit eenvoudig terugvraagt?

Lees het allemaal in het buitenlandse magazine. 
buitenlandse btw

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 signalen dat jouw declaratiesysteem aan vernieuwing toe is

Leer de signalen die aangeven dat jij geld verliest aan je huidige declaratiemethode.

LEES WHITE PAPER