<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Btw terugvragen in het buitenland: hoe doe je dat?

Aug 23, 2019 4:15:15 PM

Blog 5 buitenlandse btw

Btw terugvragen in het buitenland: hoe doe je dat?

Veel bedrijven vragen btw terug over buitenlandse inkoopfacturen. Het geld blijft echter liggen bij de onkostendeclaraties. Door ook btw over kleinere uitgaven terug te vragen verhoog je je btw-claim aanzienlijk. Lees hoe je dit met declaratiesoftware eenvoudig doet.

Om buitenlandse btw over onkostendeclaraties terug te vragen is het van belang dat het onkostendeclaratieproces wordt gestandaardiseerd. Dit werkt als volgt:

  1. Brengt de btw categorieën in kaart
    Breng vooraf in kaart welke btw categorieën er zijn. Btw percentages verschillen per land en categorie. Wat in het ene land wel terug te vragen is, is in een ander land niet terug te vragen.

  2. Laat medewerkers zelf de juiste categorie invullen.
    Nadat de categorieën in kaart zijn gebracht is het van belang om dit in het administratieproces te verwerken. Normaal gesproken wordt de ingediende declaratie door de administratie gekoppeld aan de juiste categorie of grootboeknummer. Je maakt dit makkelijker voor de administratie door medewerkers zelf de bijbehorende categorie in te laten vullen.

  3. Verwerk onkostendeclaraties in declaratiesoftware
    Eén van de risico's zijn dat werknemers vergeten informatie in te vullen. Ook heeft een werknemer vaak te weinig kennis van de categorieën die van belang zijn voor het terugvragen van btw.

    Deze risico’s voorkom je door onkostendeclaraties te verwerken in declaratiesoftware. Met deze software stel je categorieën vooraf in. De declaratie kan pas worden aangemaakt als de medewerker alle verplichte velden heeft ingevuld. Als extra hulpmiddel geeft de software automatisch voorstellen voor categorieën afgestemd op het land waarin de medewerker zich bevindt.

De voordelen van declaratiesoftware 2

4. Exporteer alle data naar het boekhoudpakket
Na het correct invullen van de juiste categorie zijn de buitenlandse declaraties klaar om in de eigen administratie te verwerken. Een deel van de werklast die hier ligt is al verplaatst door het verkleinen van de foutmarge bij het invullen van de categorieën. Daarnaast zorgt declaratiesoftware dat declaraties meer gestructureerd wordt ingediend en gaat het invoeren van deze uitgaven in de boekhouding een stuk sneller.

Aangezien alle data digitaal in de software wordt ingeladen, kan deze met één klik worden geëxporteerd naar het boekhoudpakket. Dit scheelt niet alleen een hoop papierwerk, ook het overtikken van bonnen en formulieren is hierdoor overbodig. Bovendien kunnen alle bonnen worden weggegooid, doordat deze manier van online documenteren compliant is met de bewaringstermijn van de Nederlandse fiscus. Bovendien controleert en sorteert de declaratiesoftware automatisch alle uitgaven, zodat de data altijd klaar is buitenlandse btw teruggave.declaratieflow 2

Buitenlandse btw terugvragen met VAT4U 
Waar voorheen een bewerkelijk proces in gang gezet moest worden, is het nu mogelijk om dit te automatiseren. De data export uit de declaratiesoftware kan direct ingeladen worden in speciale btw-teruggave software. Door middel van deze software kan buitenlandse btw met één actie worden teruggevraagd. Hoe werkt dit?

1. Exporteer declaraties
Exporteer alle declaraties vanuit de declaratieoplossing in de btw-teruggave software; voeg eventueel nog andere buitenlandse facturen toe.

2. Controle van jouw declaraties op 2200 btw voorwaarden
De btw-teruggave software kijkt of de declaraties voldoen aan meer dan 2200 btw-specifieke voorwaarden. Hierna wordt de aanvraag automatisch ingediend bij de Belastingdienst. De btw-teruggave software maximaliseert de terugvraagpotentie, waardoor je enkel nog hoeft te wachten op jouw buitenlandse btw.

3. Bewaar jouw bonnen
Om de teruggaaf te maximaliseren is het wel van belang dat je de bonnen bewaart. Sommige landen, waaronder Tsjechië, stellen namelijk originele bonnen bij een btw-claim verplicht. 

Kortom, door te werken met gespecialiseerde software die declaraties organiseert en inlaadt in btw-teruggave software verhoog je de terugvraagpotentie aanzienlijk. Zonder vliegtickets is het mogelijk om 10-15% van de totale reis- en verblijfskosten terug te vragen.

Meer weten over buitenlandse btw en hoe je dit eenvoudig zelf terugvraagt?
Check ons online btw magazine
buitenlandse btw

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 signalen dat jouw declaratiesysteem aan vernieuwing toe is

Leer de signalen die aangeven dat jij geld verliest aan je huidige declaratiemethode.

LEES WHITE PAPER