<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

De gevaren van een onduidelijke travel policy voor medewerkers

Feb 12, 2020 12:09:04 PM

travel policy

De gevaren van een onduidelijke travel policy voor medewerkers

Een travel policy is essentieel om reisrichtlijnen duidelijk te maken voor zowel zakenreizigers als de werkgever. Toch blijkt uit onderzoek van VCK Travel (2016) dat 44% van de bedrijven geen richtlijnen meegeeft aan zakenreizigers. Dit heeft ongemerkt een flinke impact de organisatie. Lees hier waarom.

In een travel policy zijn de regels en procedures van een bedrijf die aangeven welke onkosten werknemers mogen maken op reis voor zakelijke doeleinden vastgelegd. Toch blijkt uit onderzoek van VCK Travel (2016) dat 44% van de bedrijven geen richtlijnen meegeeft aan zakenreizigers. Het ontbreken een travel policy heeft ongemerkt grote gevolgen voor de organisatie:

1.  Foutieve declaraties 🤷🏼‍♂️

"Hoeveel mag ik besteden aan een hotelovernachting, een zakenlunch of een taxi?" Door een onduidelijke travel policy is het voor medewerkers niet bekend wat zij wél en niet mogen uitgeven, met als gevolg dat zij buiten jouw beleid declareren. 

2. 'Carte blanche' 🚫

Na de zakenreis van de medewerker zie jij tot jouw schrik een declaratie voor een peperdure lunch van €150,-  en een declaratie voor zakengeschenk van €50,-. Je wilt de medewerker hier graag op aanspreken, maar realiseert dat de reisrichtlijnen niet vooraf zijn vastgelegd en geen travel policy hebt om als werkgever op terug te vallen. Dit kan niet alleen leiden tot ellenlange discussies tussen medewerkers en leidinggevenden maar ook mogelijke declaratiefraude in de hand werken.

3. Hoge kosten 💰

Organisaties zonder duidelijk reisbeleid voor medewerkers stuitten op hogere kosten dan organisaties die de richtlijnen duidelijk vastleggen en naleven. Als jouw travel policy voorschrijft dat medewerkers maximaal 25 euro mogen uitgeven aan een zakenlunch lijkt het geen probleem als werknemers een bon van €27,50 declareren. Het is immers maar twee euro. Toch leidt dit kleine bedrag tot een totale toename van 10% in de totale bedrijfskosten.

Kortom, door aandacht te besteden aan een duidelijke travel policy en de naleving hiervan zorg je voor:

          • Minder foutieve declaraties door een eenduidige travel policy;
          • Meer bewustzijn van zakelijke uitgaven bij medewerkers;
          • Verhoogde controle over de uitgaven op de Finance afdeling.
        • Door te zorgen dat medewerkers online hun business trips aanvragen kun je zelfs 
        • vóóraf controleren of de business trip aan jouw beleid voldoet.

Naast een duidelijke travel policy, zijn er nog vier eenvoudige tips om meer grip te houden op jouw zakelijke uitgaven. Lees het in deze gratis whitepaper.

New call-to-action

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
7 strategieen van Rituals_-1

WHITE PAPER

7 strategieën van Rituals om te besparen op het declaratieproces

Maak een einde tijdrovende zaken verbonden aan declareren.

LEES WHITE PAPER