<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

De voor- en nadelen van een thuiswerkvergoeding

May 18, 2021 3:19:24 PM

thuiswerkvergoeding

De voor- en nadelen van een thuiswerkvergoeding

Een thuiswerkvergoeding is voor steeds meer bedrijven hét alternatief voor de vaste reiskostenvergoeding. Maar wat zijn nou eigenlijk de voor- en nadelen van zo'n thuiswerkvergoeding? Lees het hier in deze blog.

Thuiswerkvergoeding als vervanger van vaste reiskostenvergoeding

Bedrijven die vóór de coronacrisis een vaste reiskostenvergoeding hanteerden, mochten deze vanwege de coronacrisis van de overheid lange tijd onbelast blijven uitkeren. Per 1 juli 2021 komt echter een einde aan het onbelast vergoeden van de vaste reiskostenvergoeding. Daarnaast is de verwachting dat thuiswerken, ook na de coronacrisis, als vaste of hybride vorm blijft bestaan. Zo stelt het MKB na de coronacrisis te blijven thuiswerken.  

Steeds meer bedrijven zien een thuiswerkvergoeding daarom als het perfecte alternatief voor de reiskostenvergoeding. Met een thuiswerkvergoeding storten werkgevers een vaste vergoeding op de rekening van de medewerker, waarvan een medewerker thuiswerkkosten als kosten voor koffie of het internet kan betalen. Maar wat zijn de vóór en nadelen van zo'n thuiswerkvergoeding? 

De voor- en nadelen van een thuiswerkvergoeding

Nadelen

Nadeel 1: Thuiswerkvergoeding nog niet onbelast

Tot op heden is een thuiswerkvergoeding nog niet belastingvrij. Het kabinet is op dit moment wel bezig met het onderzoeken van de mogelijkheden om deze thuiswerkvergoeding belastingvrij te maken.

Nadeel 2: Reiskosten moeten handmatig worden bijgehouden

Wanneer bedrijven een vaste thuiswerkvergoeding eenmaal hebben doorgevoerd, moeten eventuele reiskosten van medewerkers apart worden gedeclareerd. Voor sommige medewerkers zal dit een paar reisjes naar kantoor zijn, maar bij andere medewerkers kunnen de reizen snel weer oplopen wanneer de coronamaatregelen worden versoepeld. Het bijhouden van deze reisdagen kan een enorme administratieve last worden voor bedrijven: elke dag dat een medewerker naar kantoor reist of op bezoek gaat bij een klant moet worden geadministreerd.

Voordelen

 

Voordeel 1: Thuiswerkvergoeding onderbrengen onder WKR

Ondanks dat de thuiswerkvergoeding officieel nog niet belastingvrij is, zijn er mogelijkheden om deze toch onbelast aan medewerkers te vergoeden, namelijk door de thuiswerkvergoeding onder te brengen onder de vrije ruimte van de WKR. Wanneer je op slimme wijze gebruik maakt van de gerichte vrijstellingen van de WKR is het mogelijk om bepaalde thuiswerkkosten, bijvoorbeeld internetkosten of een ergonomische bureaustoel, onbelast te vergoeden.

Voordeel 2: Thuiswerkvergoeding afstemmen op daadwerkelijk gewerkte thuiswerkdagen

De coronacrisis heeft het reizen van medewerkers drastisch verminderd. Toch bleven veel bedrijven de vaste reiskostenvergoeding uitkeren als compensatie van de thuiswerkkosten, terwijl dit bedrag niet meer in verhouding stond met de daadwerkelijke (reis)kosten die medewerkers maakten. Het doorbetalen van zo'n vaste reiskostenvergoeding wordt daarom op lange termijn voor veel bedrijven veel te duur.

Een thuiswerkvergoeding maakt het voor bedrijven mogelijk om de vergoeding af te stemmen op basis van het daadwerkelijk aantal thuisgewerkte dagen. Dit bespaart een hoop kosten, ten opzichte van een (te hoge) reiskostenvergoeding. 

Voordeel 3: Thuiswerkdagen zijn eenvoudig te registreren met digitale apps

Wanneer medewerkers een thuiswerkvergoeding ontvangen, zullen ze hun thuiswerkdagen zelf moeten bijhouden. Aparte reisdagen moeten in dat geval worden bijhouden en gedeclareerd. Dit kan voor een hoop werk zorgen voor medewerkers. Gelukkig zijn tegenwoordig veel digitale tools beschikbaar, waarmee medewerkers thuiswerkdagen én hun reiskosten eenvoudig kunnen bijhouden en registreren, zoals met een declaratie app.

Dit is hoe het werkt:

1. Medewerkers selecteren eenvoudig gewerkte thuiswerkdagen in de app. Moet een medewerker tóch een keer een reis maken? Dan kan de medewerker zijn of haar reiskosten  eenvoudig registreren in een declaratie app, bijvoorbeeld met behulp van Google Maps.

2. De aanvraag stuurt de medewerker vanaf zijn telefoon met één klik door naar de manager. De manager kan dit digitaal accorderen en schiet dit digitaal door naar de administratie voor een laatste controle.

Niet alleen gemakkelijk voor medewerkers, ook weet de administratie precies hoeveel geld ze moeten uitkeren. 


Meer weten over hoe je een thuiswerkvergoeding het beste implementeert in jouw administratie? Neem contact op met één van onze declaratie-experts.

 

Een afspraak maken

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 Reasons to switch to cloud-based expense reporting

Learn how expense reporting can help you to achieve company goals.

GET WHITE PAPER