<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

De voor- en nadelen van een zakelijke creditcard

Feb 11, 2020 1:30:18 PM

de voor- en nadelen van een zakelijke creditcard

De voor- en nadelen van een zakelijke creditcard

Een zakelijke creditcard heeft veel voor- en nadelen. Aan de ene kant is een zakelijke creditcard een makkelijk betaalmiddel voor medewerkers. Aan de andere kant is financieel personeel bang dat zij de controle over zakelijke uitgaven van medewerkers verliezen. Wanneer is een zakelijke creditcard de juiste keuze? In deze blog zetten we de voor- en nadelen op een rij.

De voordelen van een zakelijke creditcard

1. Medewerkers hoeven met een zakelijke creditcard geen uitgaven meer voor te schieten

Het grootste voordeel van een zakelijke creditcard is dat medewerkers geen uitgaven meer hoeven voor te schieten. Op een zakenreis betalen medewerkers niet alleen voor lunch met een klant, maar hebben ze ook kosten voor vlucht, vervoer en verblijf. In bedrijven, zonder het gebruik van een zakelijke creditcard, zijn medewerkers genoodzaakt zakelijke uitgaven met contant geld of een persoonlijke creditcard voor te schieten. Echter, zijn deze bedragen vaak erg hoog en zijn medewerkers opgescheept met hoge kosten. Door het verstrekken van een zakelijke creditcard betalen medewerkers eenvoudig met een pas van het bedrijf en hoeven zij geen uitgaven meer voor te schieten. Zo voorkom je dat medewerkers op financieel vlak in de problemen komen.

2. Altijd kloppende betaaldata met een zakelijke creditcard

Een ander groot voordeel van de zakelijke creditcard is kloppende betaaldata. Als een medewerker betaalt, dan komt de uitgave van de zakelijke creditcard automatisch op een digitaal creditcardstatement terecht. Ook in het buitenland wordt betaaldata zoals de valuta en wisselkoers meegestuurd naar de creditcardleverancier. Hierdoor is er altijd een vorm van bewijslast. 

Daarnaast staan de zakelijke uitgaven netjes gerangschikt onder de juiste zakelijke creditcard per medewerker. Niet alleen fijn voor de administratie, maar ook die van de medewerker die zelf niet meer de zakelijke creditcarduitgaven van zijn privé-uitgaven hoeft te scheiden.

3. Controle over uitgaven met uw zakelijke creditcard

De zakelijke creditcard heeft talloze manieren om controle te houden over zakelijke uitgaven en creditcardfraude te voorkomen:

      • Stel limieten in.
        Het is met de zakelijke creditcard mogelijk om een bestedingslimiet per medewerker, kaart of kostensoort instellen. Zo voorkom je dat deze bij diefstal ongelimiteerd wordt gebruikt.

      • Monitoring door creditcardmaatschappij
        Daarnaast worden zakelijke creditcards van bedrijven 24/7 gemonitord door creditmaatschappijen als ICS. Als de creditcardmaatschappij signaleert dat er in Amsterdam is betaald en er twee minuten later een betaling in New York plaatsvindt, dan wordt er direct gebeld met de kaarthouder en wordt de creditcard geblokkeerd.

      • Verzekering
        In het geval dat het toch misgaat zijn uitgaven betaalt met de zakelijke creditcard kosteloos verzekerd. Mocht er iets misgaan met de aankoop, dan is het product verzekerd tegen verlies, diefstal en beschadiging. 

        Lees hier tips van creditcardmaatschappij ICS voor veilig gebruik van de zakelijke creditcard. 

Nadelen zakelijke creditcards

1. Veel administratieve last

Een groot nadeel van een zakelijke creditcard is de administratieve last die het teweeg brengt. Medewerkers doen uitgaven met de zakelijke creditcard en jij ontvangt het kostenoverzicht aan het eind van de maand. Vanaf dat moment begint het debakel: elke uitgave van de zakelijke creditcard op het creditcardstatement moet worden afgeletterd met de bon. Echter, dat laatste is voor de administratie vaak een uitdaging: medewerkers met een zakelijke creditcard raken bonnen veelal kwijt of vergeten deze in de haast mee te nemen. In andere gevallen hebben de medewerkers de bonnen wel, maar moet jij talloze keren vragen of deze nog worden aangeleverd. Al met al is het afletteren van creditcardstatements een inefficiëntie proces bij het gebruik van zakelijke creditcards. Declaratie software met scan en herken software is een grote hulp hierin.  

2. Laat inzicht in kosten

Een tweede nadeel van een zakelijke creditcard is dat finance pas laat inzicht heeft in de kosten. Pas aan het eind van de maand, wanneer de creditcardstatements binnen zijn, ziet finance wat de medewerker met de zakelijke creditcard heeft uitgegeven.  Hierdoor bestaat een risico dat finance aan het eind van de maand voor verrassingen komt te staan, doordat mogelijk budgetten zijn overschreden.

3. Angst voor creditcardfraude

Ondanks het betaalgemak van de zakelijke creditcard voor medewerkers blijft de angst voor creditcardfraude door medewerkers bestaan. Zonder direct toezicht kunnen medewerkers te pas en te onpas geld uit te geven zonder dat finance daar weet van heeft. 

Samenvattend

Het is niet te ontkennen dat het gebruik van een zakelijke creditcard haken en ogen zitten. Het afletteren van de creditcardstatements kost veel tijd, je hebt pas laat zicht op uitgaven en er bestaat een kans op creditcardfraude.

Echter, door creditcards te integreren met moderne declaratiesoftware, kun je slim omgaan met creditcarduitgaven, verminder je administratieve last, vergroot je inzicht in betalingen en ben jij mogelijke creditcardfraude vóór.

Zo is het met declaratiesoftware mogelijk om:

New call-to-action

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
7 strategieen van Rituals_-1

WHITE PAPER

7 strategieën van Rituals om te besparen op het declaratieproces

Maak een einde tijdrovende zaken verbonden aan declareren.

LEES WHITE PAPER