De WKR handmatig administreren kost veel tijd. Door de WKR automatisch te verwerken in de administratie bespaar je een hoop uitzoekwerk achteraf én jij weet zeker dat je de gehele vrije ruimte benut. Lees hier meer over de WKR automatiseren met SRXP.

De WKR handmatig verwerken

Het gebruik van de werkkostenregeling (WKR) is door de overheid verplicht voor alle werkgevers in Nederland. De WKR maakt het mogelijk om 1,2% van het fiscale loon onbelast aan werknemers te besteden. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Op het moment dat werkgevers deze grens van 1,2% overschrijden dienen zij een eindheffing werkkostenregeling te betalen van maar liefst 80% over het bedrag dat uitkomt boven de vrije ruimte. Dit kan oplopen tot in de tienduizenden euro's. 

Het overschrijden van het budget wordt veelal veroorzaakt doordat bedrijven de WKR regeling niet op de juiste manier hebben verwerkt in de administratie of de uitgaven voor alle vergoedingen en verstrekkingen niet hebben bijgehouden. Bedrijven die de WKR nog handmatig in de administratie verwerken moeten bijvoorbeeld: 

1. Per bon uitzoeken onder welke WKR-categorie deze hoort (rekening houdend met voorwaarden zoals het noodzakelijkheidscriterium en normbedragen).

2. De bonnen handmatig op de juiste WKR-categorie boeken.  

3. Controleren of declaraties op de juiste WKR-categorieën zijn geboekt en voldoen aan de voorwaarden van de Belastingdienst.

4. Handmatig bijhouden hoeveel geld er aan de vrije ruimte is besteedt. 

Het goed inrichten van de WKR regeling in de administratie beperkt niet alleen je risico op een naheffing van de Belastingdienst, je kunt ook een hoop geld besparen door uitgaven onder de (vrije ruimte) van de WKR te boeken.

WKR automatiseren 

Door de WKR te automatiseren met declaratiesoftware weet je zeker dat je uitgaven van medewerkers onder de juiste WKR-categorie zijn geboekt en zie je real-time hoeveel geld er van het WKR budget nog openstaat. Zo werkt het: 

1. Koppel grootboekschema's aan juiste WKR-categorieën

In declaratiesoftware koppel je vóóraf eenmalig je grootboekschema's aan de bijbehorende WKR-categorieën. 

2. De medewerker koppelt WKR declaratie aan grootboeknummer

Vervolgens kiest de medewerker bij het declareren van zijn onkosten in de declaratie app de bijbehorende categorie/grootboeknummer waarop de kosten geboekt moeten worden, zoals een hotelovernachtingen of diners met klanten. SRXP zorgt dat de onkosten van het gekozen grootboeknummer automatisch op de juiste WKR-categorie worden geboekt.

3. Automatische boeking van onkosten op WKR-categorie

Nadat de manager de declaraties met één swipe heeft gecontroleerd worden de declaraties met één klik naar het boekhoudsysteem geëxporteerd. Doordat je de grootboeknummers vooraf aan de juiste WKR-categorieën hebt gekoppeld worden de onkosten door de declaratiesoftware automatisch op de juiste WKR-categorieën geboekt.

De voordelen van de WKR automatisch verwerken

- Correcte administratie van de WKR

De werkkostenregeling bestaat uit een wirwar van uitzonderingen en voorwaarden. Reiskosten kunnen bijvoorbeeld vallen onder gerichte vrijstellingen (openbaar vervoer), intermediaire kosten (parkeren met een leaseauto) en belastbaar loon (parkeren met een privéauto). Een verkeerde toepassing hiervan kan leiden tot een naheffing van maar liefst 80%. Met SRXP hoef je dit slechts één keer uit te zoeken en de categorieën eenmalig aan de juiste WKR-categorie te koppelen. Wanneer de werknemer bij het declareren van de onkosten in de app de bijbehorende categorie kiest komt deze in de administratie automatisch terecht op de juiste WKR-categorie.

- Real-time verwerking en inzicht in WKR budget

Een verlate verwerking van de werkkosten kan leiden tot het overschrijden van het WKR budget en in het ergste geval leiden tot een naheffing van 80%. Het is daarom belangrijk om over real-time gegevens te beschikken, zodat je weet hoeveel geld je al hebt besteedt en hoeveel je van het WKR budget nog kunt benutten. Met SRXP worden de gedeclareerde onkosten van de werknemer automatisch op de juiste WKR-kostensoort geboekt en ontvang jij real-time gegevens over hoeveel geld er van het WKR budget nog openstaat.

Kortom, door jouw WKR automatisch te verwerken met declaratiesoftware is: 

• • • • je WKR-administratie altijd correct.
      • zijn categorieën automatisch gekoppeld aan de WKR
      • heb je real-time inzicht in jouw openstaande WKR budget. 

Live zien hoe dit werkt?

Plan een demo met één van onze declaratie-experts.