<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">
declaratie workflow inrichten

Declaratie workflow inrichten met SRXP

Jun 10, 2020 11:56:51 AM

Declaratie workflows richt je flexibel in op basis van de wensen van de medewerker met SRXP. Lees hier over declaratie workflows in SRXP.

De meeste bedrijven hanteren een standaard declaratie workflow voor alle medewerkers, afdelingen en vestigingen. Eerst dient de medewerker zijn declaraties in bij zijn manager via papier of Excel in of door het uploaden van de bon in het ERP-portaal. Hierbij wordt gebruik gemaakt van scan en herken software. Vervolgens accordeert de manager het declaratieformulier en legt het declaratieformulier na goedkeuring op bij de administratie neer voor een laatste controle. De administratie zorgt dat de declaraties op het juiste project en grootboeknummer worden geboekt en verwerkt in de administratie.

Echter, in de praktijk declareren niet alle medewerkers op hetzelfde project, dezelfde categorie of dezelfde accordeur en verschillen de declaratie workflows per medewerker. Met SRXP zijn de declaratie workflows van SRXP volledig aan te passen op de functie, afdeling of vestiging van de medewerker.

Hoe richt je een declaratie workflow in met SRXP?

De declaratie workflows zijn op oneindig veel manieren in te richten:

      • Meerdere accordeurs per medewerker in te stellen
        In de declaratie workflows zijn er meerdere accordeurs per medewerker in te stellen. Zo kun je een accordeur speciaal voor business trips instellen of bepalen dat declaraties met een hoog bedrag door een extra accordeur worden gecontroleerd. Lees hier meer over de business rules van SRXP.

      • Scherm categorieën, betaalmethoden of projecten af per medewerker.
        Je kunt eenvoudig aangeven op welke categorieën, betaalmethoden of projecten de medewerker zijn onkosten mag declareren.

      • Stel een persoonlijke assistent van de medewerker
        Tenslotte is het mogelijk om in de declaratieflow van de medewerker een persoonlijke assistent in te stellen, die tijdelijk het declareren, accorderen of verwerken van declaraties over kan nemen. Bijvoorbeeld wanneer de medewerker binnenkort op vakantie gaat of diegene simpelweg geen tijd heeft om zich bezig te houden met het declareren. 

 

De voordelen van declaratie workflows

1. Correcte administratie
Medewerkers kunnen alleen declareren op de categorie, betaalmethode of project die jij voor hen hebt ingesteld. Zo voorkom je dat medewerkers declaraties op de verkeerde categorie of project boeken en jij dit later moet herstellen in de administratie. Dit bespaart dus een hoop tijd.

2. Snellere declaratie workflow
De declaraties worden digitaal verstuurd door de medewerkers en kunnen door meerdere managers worden ondertekend. De declaraties komen hierdoor sneller bij de manager en uiteindelijk bij de administratie terecht. Véél sneller door de workflow heen.

Live zien hoe je declaratie workflows inricht?

Plan een demo met één van onze declaratie-experts.

Ik wil een een online demo

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 signalen dat jouw declaratiesysteem aan vernieuwing toe is

Leer de signalen die aangeven dat jij geld verliest aan je huidige declaratiemethode.

LEES WHITE PAPER