<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">
declaratiebeleid digitaliseren

Declaratiebeleid digitaliseren met SRXP

May 12, 2020 5:08:26 PM

Declaratiebeleid digitaliseren? SRXP markeert, blokkeert of voert automatisch een extra controle uit op declaraties buiten jouw beleid. Lees meer over business rules in SRXP.

Declaratiebeleid digitaliseren in drie stappen

Je hoort het steeds vaker. Topbestuurders die een bonnetje dubbel indienen, extra bonnen van een salesmanager of declaratiefraude in de zorg: een bonnetje, een lunch of een uurtje extra is zó gedeclareerd. Het gevolg is dat er binnen bedrijven budgetten met miljoenen worden overschreden.

Steeds meer bedrijven nemen maatregelen om de controle op uitgaven van medewerkers te verhogen en op die manier declaratiefraude tegen te gaan. Eén van die maatregelen is het digitaliseren van het declaratiebeleid in declaratiesoftware. Dit is hoe het werkt: 

1. Kies voor wie het declaratiebeleid van toepassing is 

Bepaal of het declaratiebeleid geldt voor alle medewerkers of stem deze af per gebruiker, functie of afdeling.

2. Implementeer jouw declaratiebeleid in SRXP

Implementeer jouw declaratiebeleid door de declaratieregels in te stellen per declaratie, grootboeknummer of project en bepaal in welke situatie de declaratieregel van toepassing is.  
Bijvoorbeeld: 

        • Het totaalbedrag per uitgave mag niet meer zijn dan 100 EUR.
        • Het totaalbedrag in de categorie Zakenlunch mag niet meer zijn dan 25,00 EUR.
        • Het aantal declaraties per project per maand mag niet meer zijn dan 200 EUR (andere valuta zijn ook mogelijk!).

3. Zorg voor naleving van jouw declaratiebeleid

Voorkomen is beter dan genezen. Met SRXP is het niet alleen mogelijk om jouw declaratiebeleid te digitaliseren, ook kun je zorgen voor automatische naleving. Zo kun je velden bij de declaratie verplichten, een extra accordeur instellen en declaraties markeren of automatiseren:

        • Velden verplichten bij het indienen van declaraties 
          Stel vooraf in welke informatievelden, zoals het bedrag, de omschrijving of valuta, medewerkers verplicht dienen in te vullen bij de declaratie. Vergeet de medewerker informatie bij de declaratie? Dan wordt het vergeten, verplichte veld automatisch gemarkeerd. 

        • Hanteer het vier-ogen-principe door het instellen van een extra accordeur
          Voorzie jouw declaraties van een dubbele controle door het instellen van een extra accordeur bij de declaraties. Dit wordt ook wel het vier-ogen-principe genoemd. Zo houd jij controle en voorkom je declaratiefraude.

        • Markeer declaraties
          Zorg dat declaratie automatisch wordt gemarkeerd als een medewerker één van de - door jou ingestelde - verplicht velden vergeet of een té hoog bedrag declareert.

        • Blokkeer declaraties
          Voorkom dat foutieve declaraties in jouw declaratieproces terechtkomen door foutieve declaraties automatisch af te keuren.

          De medewerker kan de declaraties pas indienen als alle verplichte, aanvullende informatie is ingevuld.

Voordelen van een digitaal declaratiebeleid

Een digitaal declaratiebeleid levert jou meer op dan je denkt. De grootste voordelen hebben wij op een rij gezet: 

1. Declaratiebeleid afgestemd per persoon of afdeling
Een declaratiebeleid kan verschillen per persoon of afdeling. In SRXP is jouw digitale declaratiebeleid daarom te in te richten per persoon of afdeling. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat regels gelden voor alle medewerkers of instellen dat deze alleen geldig zijn voor de marketingafdeling.

2. Declaratiebeleid duidelijk voor medewerkers
Hoewel veel bedrijven een declaratiebeleid hebben opgesteld is het voor medewerkers niet altijd duidelijk wat declarabel is en wat niet. Het gevolg is dat er foutieve declaraties worden ingediend zonder dat medewerkers er weet van hebben. Door het declaratiebeleid te digitaliseren kunnen medewerkers pas wat indienen wanneer de declaratie voldoet aan de regelgeving. Zo sla je twee vliegen in één klap: medewerkers kunnen de declaratieregels niet meer overschrijden en medewerkers leren stiekem jouw beleid aan.

3. Voorkom declaratiefraude
Een groot voordeel van een digitaal declaratiebeleid is dat het helpt declaratiefraude tegen te gaan. Op het moment dat een medewerkers €200,-  voor een zakenlunch wilt declareren, wordt de declaratie automatisch door het systeem gemarkeerd of afgekeurd. Zo houd jij (automatisch) controle over de uitgaven van medewerkers.

Live zien hoe je jouw declaratiebeleid digitaliseert met SRXP?

Plan een demo met één van onze declaratie-experts.

Ik wil een een online demo

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 signalen dat jouw declaratiesysteem aan vernieuwing toe is

Leer de signalen die aangeven dat jij geld verliest aan je huidige declaratiemethode.

LEES WHITE PAPER