<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">
thuiswerkregeling

Een thuiswerkregeling opstellen: hoe doe je dat? [stappenplan].

Oct 26, 2021 12:56:37 PM

Door de aangescherpte coronamaatregelen lijkt een thuiswerkregeling voor bedrijven onvermijdelijk. Voor steeds meer Finance en HR-afdelingen staat het opstellen van zo'n thuiswerkregeling daarom hoog op de agenda. Maar de grote vraag is: hoe stel je zo'n regeling op? Wij zetten de belangrijkste stappen op een rij.

Wat is een thuiswerkregeling?

Ondanks dat thuiswerken in coronatijd de norm is geworden voelden bedrijven nog niet de noodzaak om een thuiswerkregeling op te stellen. Deze week heeft het kabinet echter opnieuw de maatregelen aangescherpt naar ‘werk minstens de helft van de werktijd thuis’, waardoor een thuiswerkregeling nu écht onvermijdelijk lijkt. 

Waar bedrijven een kantoorbeleid hebben waarin afspraken staan over het werken op kantoor, zullen bedrijven ook afspraken moeten maken over het thuiswerken. Dit kan door middel van een thuiswerkregeling. Een thuiswerkregeling bevat algemene richtlijnen en procedures omtrent het thuiswerken, waar alle werknemers zich aan moeten houden. Zo kun je bijvoorbeeld vastleggen voor wie de thuiswerkregeling van toepassing is, wanneer je mag thuiswerken en voor welke duur.

Hoe stel je een thuiswerkregeling op?

Stap 1: Inventariseer een passende werkbeleid voor jouw bedrijf en medewerkers

De eerste stap in het opstellen van een thuiswerkregeling is het afspreken van de werkvorm die binnen het bedrijf wordt gehanteerd. Deze werkvorm kan verschillen per bedrijf en functie. De meeste bedrijven hanteren tegenwoordig een combinatie van werken op kantoor en thuis, ook wel het hybride werken genoemd. Hierbij kunnen medewerkers bijvoorbeeld drie dagen thuis en twee dagen op kantoor werken. Dit beleid is namelijk bepalend voor de overige afspraken die je in je thuiswerkregeling vastlegt.

Stap 2: Bepaal hoe jij de thuiswerkkosten voor medewerkers vergoed

Voorheen maakten medewerkers veelal kosten voor gereden kilometers, zoals voor woon-werkverkeer en reizen naar klanten. In coronatijd hebben deze reiskosten plaatsgemaakt voor kosten voor koffie, elektriciteit en internet. Volgens onderzoek van het Nibud 'kost' thuiswerken gemiddeld 2 euro per dag ‘kost’ om thuis te werken. 

Bedrijven mochten lange tijd ter compensatie van deze thuiswerkkosten de vaste reiskostenvergoeding onbelast aan thuiswerkende medewerkers blijven vergoeden. Onlangs is echter bekend gemaakt dat daar verandering in komt: vanaf 1 januari 2022 is het niet meer toegestaan om de vaste reiskostenvergoeding onbelast te vergoeden aan thuiswerkende medewerkers. Dit betekent dat een onbelaste vergoeding alleen mag worden verstrekt, wanneer er daadwerkelijk naar kantoor is gereisd. 

Bedrijven zullen een keuze moeten maken tussen het verstrekken van een vaste thuiswerkvergoeding óf een vaste reiskostenvergoeding. Dit is echter afhankelijk van jouw beleid. Wanneer medewerkers vrijwel volledig vanuit huis werken en een enkele keer naar kantoor reizen is een thuiswerkvergoeding wellicht meer passend, maar wanneer het in jouw branche of functie niet mogelijk is om thuis te werken kun je de vaste reiskostenvergoeding natuurlijk blijven hanteren. In deze blog lees je de voor- en nadelen van zo'n thuiswerkvergoeding

Stap 3: Bepaal de overige afspraken en procedures die je in je thuiswerkregeling gaat vastleggen

Naast het vaststellen van het aantal toegestane thuiswerkdagen en een passende thuiswerkvergoeding is het ook belangrijk om medewerkers duidelijkheid te verschaffen over andere zaken. Bedrijven zijn bij het opstellen van de regels en afspraken in hun thuiswerkregeling vrij welke regels en afspraken ze willen opnemen. Wij hebben de belangrijkste zaken voor je op een rij gezet:

    1. Voor wie is het thuiswerkbeleid van toepassing?
      Het kan per functie verschillen of je in aanmerking komt om thuis te werken. Dit is iets wat je kunt vastleggen in de thuiswerkregeling;

    2. Welke arbeidstijden gelden er gedurende het thuiswerken?
      Voor afspraken over arbeidstijden en arbeidsomstandigheden is het goed om de werknemersvertegenwoordiging of ondernemingsraad te betrekken bij het opstellen van je thuiswerkregeling.

    3. Hoe vindt controle van medewerkers op de werkplek plaats?
      Werkgevers kunnen bepaalde controles invoeren, om te controleren of medewerkers daadwerkelijk thuiswerken.

    4. Hoe voorzie je medewerkers in een veilige en gezonde arbeidsomgeving, welke arbeidsmiddelen worden door de werkgever vergoed?
      Werkgevers zijn volgens de Arbowet verplicht om medewerkers te voorzien in een veilige en gezonde werkomgeving. Deze wet verplicht werkgevers de risico's van veiligheid en gezondheid van medewerkers te beperken en medewerkers te voorzien in voldoende arbeidsplaatsen en arbeidsmiddelen.

      Om te voorkomen dat medewerkers klachten krijgen aan de rug, nek of handen krijgen en het werk niet goed kunnen uitvoeren, moeten werknemers worden voorzien in een verstelbaar bureau, een geschikte bureaustoel, een goede laptop met ergonomisch toetsenbord en muis. Wanneer je dit niet doet, kan de overheid je aansprakelijk stellen. Andersom kan de medewerker natuurlijk ook aansprakelijk worden gesteld in het geval van beschadiging van de verstrekte middelen. Dit is ook iets om vast te leggen in een thuiswerkregeling.

Stap 4: Denk na over hoe je de thuiswerkregeling hanteert in de praktijk

De laatste stap in het opstellen van een thuiswerkregeling is om na te denken hoe je de regels hanteert in de praktijk. Dit gaat dan voornamelijk over de registratie van gewerkte thuiswerkdagen. Die registratie geldt niet alleen voor medewerkers, die gewerkte thuiswerk- en kantoordagen moeten registreren, maar ook voor de administratie, die dit op een efficiënte manier moeten verwerken.

Handmatige registratie
Je kunt ervoor kiezen medewerkers hun gewerkte thuis- en kantoordagen elke maand te laten invullen op een papieren formulier en te laten inleveren op kantoor of een Excel door te sturen per mail. De ingevulde gegevens kan de administratie op hun beurt overtikken in de administratie. Het handmatig invullen en verwerken hiervan kost alleen snel téveel tijd voor medewerkers en de administratie.

Digitale registratie
Tegenwoordig is het mogelijk om gewerkte thuiswerk- en kantoordagen te registreren in een digitale declaratie app. Medewerkers selecteren eenvoudig de dagen die zij hebben thuisgewerkt. Zijn ze ook nog naar kantoor geweest die week? Dan registreren ze ook hun gereden kilometers eenvoudig in de declaratie app met Google Maps. Daarnaast kun je de declaratie app een extra controle laten uitvoeren op de regels in jouw thuiswerkregeling door het implementeren van digitale declaratieregels.

Meer weten over hoe je een thuiswerkregeling opstelt? Plan een afspraak met één van onze declaratie-experts.

Ik wil een een online demo

 

Over SRXP

SRXP is marktleider in Nederland op het gebied van declaratiesoftware. Van indienen tot exporteren: SRXP realiseert een significante tijd- en kostenbesparing voor klanten door het declaratieproces te digitaliseren met een handige declaratie app en online portal. SRXP wordt inmiddels gebruikt door meer dan 100.000 gebruikers wereldwijd.

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 Reasons to switch to cloud-based expense reporting

Learn how expense reporting can help you to achieve company goals.

GET WHITE PAPER