<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Handmatig vs digitaal declareren: zoveel tijd bespaart een medewerker

Jul 18, 2019 5:32:46 PM

handmatig vs digitaal

Handmatig vs digitaal declareren: zoveel tijd bespaart een medewerker

Digitaal declareren is een enorme efficiëntieslag ten opzichte van handmatige handelingen. Tijd die je liever wilt besteden aan andere taken.

Handmatig declareren

Veel bedrijven die nog handmatig declaraties verwerken onderschatten de hoeveelheid tijd die medewerkers kwijt zijn om een declaratie correct bij de administratie te brengen. Bedrijven die declaraties nog via papier of Excel verwerken zullen het volgende proces vast herkennen:

De medewerker

1. Bonnetjes bewaren
Het netjes verzamelen, bewaren en aanleveren van bonnen is voor de doorsnee (reizende) medewerker vaak een uitdaging: in alle haast worden bonnen vergeten of blijken deze achtergebleven op de reisbestemming.

2. Printen declaratieformulier
Wanneer de medewerker alle bonnen heeft verzameld is het tijd om deze in te dienen. Voordat de medewerker het kan indienen moeten de declaratieformulieren, die nodig zijn om de bonnen aan te nieten, keurig netjes worden geprint.

3. Handmatig invullen declaratiegegevens
Na het printen van de declaratieformulieren is het tijd om declaratiegegevens, zoals de locatie en valuta van de bon, handmatig invullen. Het overnemen van deze informatie lijkt in eerste instantie niet zo moeilijk, totdat je erachter komt dat de bonnen al drie weken in de portemonnee van de medewerker zitten en de informatie zo goed als vervaagd is.

4. Bonnen nieten aan declaratieformulieren
Na het invullen van de gegevens niet de medewerker alle zijn bonnen aan het formulier. 

5. Declaratieformulier inleveren op bureau van manager
Als het formulier compleet is loopt de medewerker naar het bureau van zijn manager en levert ‘m daar in.

De manager

6. De manager controleert declaraties
De manager controleert declaraties door te kijken of de bonnen verantwoord zijn.

7. Langs de salarisadministratie
Zodra de declaraties door de manager zijn gecontroleerd gaan de declaraties als extra check langs de administratie ter uitbetaling.

8. Wachten op uitbetaling
Missende bonnen of onverantwoorde uitgaven kunnen nog wel eens zorgen voor vertraging in het verwerkingsproces, wat uiteindelijk gevolgen heeft voor de uitbetaling.

- Handmatig declaratieproces (7 stappen) -Besparing per afdeling - handmatig

Het toevoegen van een declaratie kost gemiddeld 1 minuut. Dit is tijd voor het uitzoeken en verzamelen van de juiste bonnen, checken van het aantal kilometers en het invullen van aanvullende declaratiegegevens. Het duurt 10 minuten om het declaratieformulier te printen, in te vullen met standaardgegevens, alle bonnen eraan te nieten en deze in te leveren bij de manager.

Digitaal declareren

      1. Scan de bon met de declaratie app op je telefoon
        Medewerkers maken eenvoudig een foto van de bon en slaan deze op in de app. Ongeacht of de medewerker zich in binnen- of buitenland bevindt, met een declaratieapp declareert de medewerker eenvoudig via de cloud. Zo hoeven medewerkers geen bonnen meer te bewaren en krijgen zij hun geld nóg sneller uitbetaald. Lees hier meer over onze scan en herken software.

      2. Declaratiegegevens automatisch ingevuld
        Belangrijke gegevens bij een declaratie, als de locatie en valuta, worden automatisch door de app ingevuld en opgeslagen. Zo zijn declaraties altijd verantwoord en bespaart dit uitzoekwerk achteraf.

      3. Eenvoudig bundelen van declaraties aan digitaal formulier
        De medewerker selecteert alle declaraties in de app en voegt deze gemakkelijk toe aan een digitaal declaratieformulier. Heeft de medewerker alle declaraties van die maand in het formulier verzameld? Met één druk op de knop dient de medewerker het formulier in bij de manager. 

        Geautomatiseerd declaratieproces (3 stappen)
        Besparing per afdeling - geautomatiseerd proces

        Medewerkers maken een foto van de bon en slaan deze op in de app. Belangrijke gegevens, als locatie en valuta, worden automatisch door het systeem herkend en opgeslagen. Dit brengt het aanmaken en invullen van een declaratie terug naar slechts 30 seconden. Het aanmaken van een declaratieformulier, het toevoegen van de digitale declaraties en indienen van het gehele formulier bij de juiste manager kost slechts 6 minuten..

De voordelen van digitaal declareren

Naast het feit dat een medewerker declaraties eenvoudig indient via een app, zijn nog er andere
voordelen die tijdsbesparing realiseren:

  • De bon is altijd digitaal opgeslagen en eenvoudig terug te vinden in een digitaal overzicht;
  • Belangrijke gegevens, zoals locatie en valuta, worden automatisch door het declaratiesysteem ingevuld;
  • Medewerkers dienen declaraties digitaal in bij de manager;
  • Medewerkers worden sneller uitbetaald door snellere verwerking.

Dit bespaart de declarant meer dan 60%.

New call-to-action

Wie is SRXP
SRXP is marktleider van Nederland op het gebied van digitaal declareren. Op dit moment werkt SRXP voor meer dan 65.000 gebruikers, variërend van het MKB tot multinationals zoals Mammoet, Port of Rotterdam en Rituals. SRXP wordt in meer dan 90 landen gebruikt en werkt samen met partners zoals Deloitte, VAT4U en International Card Services.

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 signalen dat jouw declaratiesysteem aan vernieuwing toe is

Leer de signalen die aangeven dat jij geld verliest aan je huidige declaratiemethode.

LEES WHITE PAPER