<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Hoe automatisering de werkdruk op de Finance afdeling verlaagt

May 2, 2019 4:15:10 PM

workload finance

Hoe automatisering de werkdruk op de Finance afdeling verlaagt

Automatisering van het declaratieproces verlaagt de werkdruk op de Finance afdeling met maar liefst 80%. Lees hier hoe.

Uit een onderzoek van Executive Finance onder finance professionals blijkt dat verregaande automatisering van de administratie één van de meest voorkomende technologische ontwikkelingen is op de werkvloer. Automatisering helpt niet alleen een hoop tijd voor de finance afdeling te besparen, ook bereidt het jouw finance afdeling voor op een digitale toekomst. Zo ook bij het declaratieproces. De voordelen van een geautomatiseerd declaratieproces hebben wij op een rijtje gezet:

1. Automatisering versnelt goedkeurings- en uitbetaalproces van declaraties

Het indienen, accorderen en exporteren van declaraties lijkt op het eerste gezicht een vrij eenvoudig proces. Toch blijkt dit bij bedrijven die nog via declaratieformulieren of Excelsheets werken een grote uitdaging. Medewerkers verzamelen bonnen, nieten deze stuk voor stuk op het declaratieformulier en leveren die - vaak te laat of incompleet - aan bij de manager. De manager controleert de honderden declaratieformulieren stuk voor stuk en kijkt of de declaraties passen binnen het declaratiebeleid. De declaraties die niet voldoen aan het beleid gaan terug naar de medewerker en de goedgekeurde declaraties krijgen een handtekening en worden op het bureau van Finance neergelegd. Finance controleert nogmaals de declaratieformulieren stuk voor stuk en tikt de declaraties over in het boekhoudsysteem. Al deze handelingen zorgen voor een tijdrovend declaratieproces. 

Door het declaratieproces te automatiseren elimineer je papieren bonnetjes, declaratieformulieren en Excelsheets uit je declaratieproces. De medewerker scant bonnen in met een app, de accordeur ontvangt een push-notificatie van de ingediende declaraties op zijn telefoon,  accordeert declaraties online in de app en stuurt de goedgekeurde declaraties met één klik door naar Finance. Finance ontvangt de declaratiedata digitaal en kan starten met verwerken, zonder hiervoor alle declaraties over te typen. 

2. Declaratie data automatisch opgeslagen

Eén van de risico's van een handmatig declaratieproces is de kans op fouten in de administratie. Denk bijvoorbeeld aan een zakenreiziger die (perongeluk) het verkeerde bedrag van een lunch invult. Bij een handmatig proces is dit foutje moeilijk op de sporen en als Finance dit wél heeft opgemerkt moet dit worden hersteld bij het verwerkingsproces. Het resultaat: een enorm tijdrovend proces en veel heen- en weer communiceren met medewerkers voor de juiste informatie over de declaratie. 

Met automatisering worden declaratiegegevens, zoals een locatie, bedrag en valuta, automatisch bij het fotograferen van de bon door de app overgenomen en opgeslagen. Niet alleen verklein jij hierdoor de kans op fouten, ook beschik je over rijke data waarmee je betere beslissingen kunt nemen voor de toekomst.  

3. Declaratieregels automatisch gehandhaafd

De meeste bedrijven hebben een travel policy, zodat medewerkers precies weten wat zij op een zakenreis aan hotel-, diner- of taxikosten mogen besteden. Echter besteden bedrijven minder aandacht aan de naleving ervan en zijn medewerkers in de praktijk vaak niet op de hoogte van de regelgeving. De kans dat een medewerker continu de declaratierichtlijnen - bewust of onbewust -  overschrijdt is groot. Hierdoor verlies je de controle over het zakenreisbudget en kan declaratiefraude in de hand worden gewerkt, zonder dat jij er weet van hebt.  

Al met al, elke keer dat een manager het personeelshandboek erbij moet pakken voor controle van de declaraties, zorgt voor vertraging in het proces. Het controleren van één formulier kost het controleren al snel 10 minuten. Moet je nagaan als de declaraties niet voldoen aan het beleid.

Met declaratiesoftware zijn jouw declaratieregels in het declaratieproces automatisch verwerkt. Wanneer een bedrag van de declaratie niet overeenkomt met jouw ingestelde declaratieregels wordt het informatieveld direct gemarkeerd of de declaratie zelfs in zijn geheel afgekeurd. Zo blijft jouw declaratieproces fraude-proof en controleren zowel de managers als de finance afdeling de declaraties véél sneller. 

4. Creditcardstatements automatisch afgeletterd

Veel bedrijven geven medewerkers een creditcard mee op zakenreis. Gunstig voor de medewerkers, maar Finance wordt aan het eind van de reis geconfronteerd met creditcardafschiften die handmatig moeten worden gekoppeld aan de juiste uitgave. Bij missende bonnen of afwijkende transacties leidt dit tot enorm veel heen-en-weer communiceren met de creditcardhouder en de medewerker en ben je onnodig veel tijd kwijt.

Zodra de medewerker een foto heeft gemaakt van de bon en deze heeft opgeslagen in de declaratie app kijkt de declaratie app automatisch of het bedrag, de valuta en de locatie overeenkomen met de creditcardtransacties. Komen de gegevens overeen? Dan matcht de software automatisch de bonnen met de juiste creditcardtransacties. Zo hoef jij nooit meer handmatig af te letteren en zijn jouw creditcarduitgaven altijd verantwoord!

giphy 2

5. Buitenlandse btw teruggave geautomatiseerd

Het terugvragen van btw in Nederland is bij vrijwel alle Nederlandse bedrijven de gewoonste zaak van de wereld. Btw terugvragen in het buitenland vinden veel bedrijven echter te ingewikkeld, waardoor er hier een gat blijft bestaan. Uit de cijfers van btw-teruggaveplatform VAT4U blijkt dat bedrijven jaarlijks maar liefst 3 tot 5 miljard euro aan buitenlandse btw laten liggen. Dit terwijl je met speciale software deze btw automatisch terugvraagt.

Zo heeft SRXP in 2016 besloten de handen ineen te slaan met btw-teruggave software VAT4U. De declaratiedata uit SRXP gebruikt VAT4U om teruggave van buitenlandse btw te automatiseren. Dit werkt als volgt: 

        • Medewerkers dienen declaraties in via de declaratie app van SRXP.
        • De app herkent automatisch de juiste data die je nodig hebt om btw terug te vragen, zoals de locatie, de valuta en de kostenplaats.
        • VAT4U beschikt hierdoor over de juiste gegevens om buitenlandse BTW automatisch terug te vragen, waardoor slimme bedrijven maar liefst 20% per business trip kunnen besparen.

Lees hier meer over de samenwerking tussen SRXP & VAT4U. 

Kortom, door een éénmalige investering in automatisering bespaart jouw Finance afdeling enorm véél tijd en kosten en hebben zij weer tijd over voor andere zaken. 

Whitepaper: Waarom finance digitale declaratiesoftware moet afdwingen

 

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
7 strategieen van Rituals_-1

WHITE PAPER

7 strategieën van Rituals om te besparen op het declaratieproces

Maak een einde tijdrovende zaken verbonden aan declareren.

LEES WHITE PAPER