<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">
Guidelines blog

Hoe automatisering zorgt voor een betere naleving van jouw declaratieregels

Feb 26, 2019 2:10:56 PM

Veel bedrijven stellen declaratieregels op maar besteden minder aandacht aan de naleving ervan. De gevolgen ervan merkt Finance op de administratie door een inefficiënt declaratieproces. Door het automatiseren van deze declaratieregels houden medewerkers zich altijd aan jouw declaratiebeleid en is jouw declaratieproces weer gestroomlijnd. Lees hier waarom.

Naleving is van het declaratiebeleid is niet altijd vanzelfsprekend. Zo was er onlangs nog op grote schaal gefraudeerd door taalscholen, middels nep-contracten, cursussen die nooit waren gegeven en taalscholen die voornamelijk op papier bestaan. Ook zijn er meerdere gevallen waar in de top, op de werkvloer, maar ook in de politiek wel eens een extra bonnetje werd gedeclareerd. 

1. Altijd context bij de declaratie

Als het gaat om het inleveren van declaraties zijn medewerkers niet altijd even accuraat. Omschrijvingen, leveranciers en andere belangrijke informatie wordt vaak vergeten. Dit terwijl alleen al een simpele omschrijving van een declaratie helpt om te begrijpen waar onkosten zijn gemaakt.

Door het automatiseren van de declaratieregels worden medewerkers er direct op geattendeerd als ze vergeten informatie bij de declaratie in te vullen. Dient de medewerker een declaratie in, maar is die de omschrijving vergeten? Dan wordt het vergeten veld automatisch gemarkeerd of zelfs in zijn geheel afgekeurd. De medewerker kan de declaratie pas indienen als alle informatie is ingevuld. Zo weet jij altijd waar de kosten zijn gemaakt en bespaart dit uitzoekwerk achteraf.

2. Minder kans op declaratiefraude

Niet alleen zorgt het automatiseren van de declaratieregels ervoor dat managers altijd context hebben bij de declaratie, ook is de kans op declaratiefraude vrijwel nihil. Met automatische declaratieregels stel je bijvoorbeeld eenvoudig declaratielimieten in per categorie. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat bedragen hoger dan €500,- dubbel moeten worden gecontroleerd door meerdere accordeurs. Zo verklein je de kans op declaratiefraude.

3. Duidelijk beleid

Door het automatiseren van je declaratieregels in je declaratieproces zijn de regels altijd duidelijk voor de organisatie en voorkom jij overtredingen. Zo controleer je sneller en betaal je medewerkers een stuk sneller uit. 

Kortom, het automatiseren van declaratieregels maakt jouw declaratieproces een stuk gemakkelijker en bespaart een hoop uitzoekwerk voor jou en je medewerkers.

Naast geautomatiseerde declaratieregels zijn er nog meer redenen waarom elke HR manager zijn declaraties moet digitaliseren.

Whitepaper: 6 redenen waarom elke HR manager declaraties moet digitaliseren

 

Auteur

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 Reasons to switch to cloud-based expense reporting

Learn how expense reporting can help you to achieve company goals.

GET WHITE PAPER