<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Blog: Hoe het aanvragen van business trips jou geld bespaart

Feb 19, 2019 3:36:29 PM

Blog business trips

Blog: Hoe het aanvragen van business trips jou geld bespaart

Flexibiliteit en vrijheid tijdens zakelijke reizen wordt steeds belangrijker. Medewerkers boeken vluchten en accommodaties van zakelijke reizen zelf, in plaats van dit te regelen via hun werkgever. Een mooie ontwikkeling, maar hierdoor verliest Finance de controle over de uitgaven en kunnen medewerkers gemakkelijk budgetten overschrijden. Het vooraf aanvragen van business trips helpt om weer grip te krijgen op jouw uitgaven en onnodige kosten te besparen. Lees hier waarom.

  1. Wijk niet af van jouw budgetplanning
    Elke maand stelt Finance een budget op voor business trips in een budgetplanning. Het inschatten van deze kosten is moeilijk, doordat uitgaven van medewerkers op business trips pas achteraf zichtbaar zijn. Het budget kan hierdoor gemakkelijk worden overschreden, met als gevolg dat je minder geld over hebt voor andere zaken. Door medewerkers vooraf een duidelijke schatting te laten maken van de kosten, weet jij direct of deze kosten binnen jouw beleid passen. Zijn deze hoger dan jij had gepland? Dan kan je nog op tijd ingrijpen en jouw budgetplanning hierop aanpassen. Zo zorg je dat uitgaven in lijn blijven met jouw budgetplanning en er geen budgetten worden overschreden.

  2. Medewerkers gaan bewuster met geld om
    Medewerkers hebben geen zicht op de budgetplanning van Finance, waardoor zij minder bewust met hun geld omgaan en snel teveel geld uitgeven. Door medewerkers zelf een schatting te laten maken van de reis- en verblijfskosten, worden zij zich bewuster van hun uitgaven. Hierdoor voelen medewerkers meer verantwoordelijkheid om zorgvuldiger met het geld om te gaan en leven zij jouw beleid sneller na.  

  3. Vooraf accorderen
    Medewerkers zijn op zakenreis geweest en geven de bestemming, de omschrijving en de kosten achteraf door. Tijdens het controleren van de aanvraag kom jij erachter dat de business trip niet binnen het beleid én het budget past. Vervelend, want de medewerker is al op reis geweest en de uitgaven zijn al gemaakt, waardoor het te laat is om in te grijpen. Dit voorkom je door vooraf al inzicht te hebben in de geplande business trips. Past een uitgave niet binnen jouw beleid? Dan keur je deze nog af, vóór jouw medewerkers op reis gaan. Zo overschrijden medewerkers nooit meer het budget en hou jij controle over de uitgaven.

    Business trips vooraf aanvragen. Een kleine handeling, wat veel voordelen heeft jouw financiële afdeling. Met een digitale declaratieoplossing dienen medewerkers vóór hun reis de bestemming, de omschrijving en het budget van de business trip in, zodat jij vóór de reis nog kan beoordelen of de trip binnen jouw beleid past. Zo hou je je meer vast aan jouw budgetplanning en kan je meer geld besteden aan andere zaken.

    Het vooraf aanvragen van business trips levert een flinke besparing op voor Finance. Het uitwerken echter, is niet altijd even makkelijk. Om je hierbij te helpen hebben we meer tips samengevat in een whitepaper.

    Klik op onderstaande button om de whitepaper te downloaden.

Whitepaper: 5 tips om jouw declaratieproces internationaal te optimaliseren

 

 

Auteur

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 Reasons to switch to cloud-based expense reporting

Learn how expense reporting can help you to achieve company goals.

GET WHITE PAPER