<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Hoe lang moet je je digitale administratie bewaren?

May 14, 2021 11:44:00 AM

Hoe lang moet je je digitale administratie bewaren?

Een digitale administratie is al toegestaan door de overheid sinds 2010. Toch roept het administratie digitaliseren bij bedrijven nog véél vragen op. In deze blog geven wij antwoord op één van de meest gestelde vragen: hoe lang moet je je digitale administratie bewaren?

Waarom moet je je digitale administratie bewaren?

Bedrijven zijn wettelijk verplicht om de administratie te bewaren, zodat de Belastingdienst deze kan controleren. Bedrijven kunnen er zelf voor kiezen in welke vorm ze hun administratie voeren: op papier of digitaal. Sinds 2010 is het toegestaan om je administratie digitaal te bewaren, waardoor het administratie digitaliseren flink is toegenomen onder bedrijven.

Hoelang moet je je digitale administratie bewaren?

Wanneer je je administratie digitaal bewaart moet je, net zoals een papieren administratie, voldoen aan een fiscale bewaarplicht. Normaal gesproken is de bewaarplicht 7 jaar. Echter kan het door andere wettelijke bepalingen voorkomen dat je je administratie langer dan 7 jaar moet bewaren:

        • Voor de BTW voor onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 9 jaar.

        • Voor de Mini-One-Shop-Regeling geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Hier is sprake van wanneer je digitale diensten levert aan lidstaten binnen de EU, zoals elektronische diensten, telecommunicatiediensten radio- en televisieomroepdiensten.

Wat moet je bewaren voor je digitale administratie?

Net zoals bij een papieren administratie moet je bij een digitale administratie alles wat van belang is voor je bedrijfsvoering bewaren. Wanneer je niet voldoet aan deze bewaarplicht kan dit problemen veroorzaken bij controle.

Soorten gegevens
Er zijn specifieke gegevens die je volgens de Belastingdienst moet bewaren;

      • Basis- en overige gegevens: denk hierbij aan het bewaren van grootboek, voorraadadministratie en debiteuren en crediteuren.

      • Stamgegevens: denk hierbij aan gegevens die voor een bepaalde periode vaststaan, zoals debiteuren- en crediteurengegevens en prijzentabellen.

      • Bron- en afgeleide gegevens: denk hierbij aan een bestelformulier. De afgeleide gegevens zijn de vastleggingen hiervan in de orderadministratie.

Let op: Laat je je administratie door derden regelen?
Steeds meer bedrijven bewaren hun administratie of een deel daarvan digitaal in speciale software, bijvoorbeeld bij een online internetboekhouder of een cloudoplossing. Ook deze gegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht.

Welke eisen zitten er aan het bewaren van een digitale administratie?

De regelgeving omtrent een digitale administratie verandert niet veel van het ouderwetse proces. Toch zijn er nog een aantal dingen waar je op moet letten als je je administratie digitaal bewaart.

      • Ontvang digitaal, bewaar digitaal
        Wanneer je eenmaal hebt gekozen voor een digitale administratie is het belangrijk dat je je facturen en declaraties ook digitaal blijft verwerken. Doet u aan digitaal declareren? Bewaar de facturen dan ook zo.

      • Toegankelijkheid voor de Belastingdienst
        Bij een digitale administratie is het belangrijk dat alle bestanden en programma’s waarin je administratie hebt opgeslagen binnen een redelijke termijn toegankelijk zijn voor de Belastingdienst bij een eventuele controle. Het is dus belangrijk dat je gegevens niet verloren gaan of beschadigd raken.
      • De authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van gegevens is gewaarborgd
        Een derde belangrijke voorwaarde van de Belastingdienst is dat de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van gegevens gewaarborgd is. Het moet bijvoorbeeld aan te tonen zijn dat het document afkomstig is van de leverancier en inhoud hetzelfde is gebleven.

Digitalisering uitkomst voor veel bedrijven

Voor het bewaren van je administratie zijn er veel regels, waaronder de bewaarplicht van maar liefst 7 jaar. (Het uitzoeken van) archiefkasten vol papier maken het er niet makkelijker op om aan deze regels te voldoen. En dan heb ik het nog niet eens over het terugzoeken van facturen en bonnen. Steeds meer bedrijven kiezen er daarom voor om de administratie te digitaliseren, omdat:

      • Ze hiermee beschikken over een volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd proces; wanneer de Belastingdienst op korte termijn de administratie wilt controleren heb je alles beschikbaar in een digitaal overzicht.

      • Een factuur of bon vind je snel terug. Met een digitale administratie hoef je geen archiefmappen door te spitten, maar zoek je deze factuur of bon terug met één druk op de knop.

      • Gegevens digitaal en veilig opgeslagen
        Bij een digitale administratie is jouw altijd toegankelijk voor de Belastingdienst. Doordat gegevens digitaal zijn opgeslagen is het onmogelijk dat documenten beschadigd raken of verloren gaan en voldoet jouw administratie altijd aan de eis van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid.

Meer weten over hoe je jouw administratie digitaal kunt bewaren?
Onze declaratie-experts vertellen je graag meer.

Een afspraak maken

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 Reasons to switch to cloud-based expense reporting

Learn how expense reporting can help you to achieve company goals.

GET WHITE PAPER