<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Hoe scan je bonnen met een declaratie app

Jun 8, 2020 6:14:39 PM

Hoe scan je bonnen met een declaratie app

Een declaratie app maakt het declareren van onkosten kinderlijk eenvoudig. Kwijtgeraakte of onleesbare bonnen zijn verleden tijd. Medewerkers dienen declaraties gemakkelijk in en jij ontvangt declaraties razendsnel in jouw administratie. Lees hier meer over hoe je bonnen scant met een declaratie app.

Waarom een declaratie app?

Declareren is voor de meeste medewerkers een maandelijkse uitdaging. Medewerkers stellen het declareren zó lang uit dat bonnen kwijtraken of tot overmaat van ramp niet meer leesbaar zijn, met als resultaat dat de administratie ontzettend veel tijd kwijt is aan de verwerking ervan.

Steeds meer bedrijven laten medewerkers daarom bonnen scannen met een declaratie app en slaan twee vliegen in één klap: medewerkers declareren weer eenvoudig en jij verwerkt een stuk sneller.

Hoe werkt een declaratie app?

      1. Medewerkers scannen de bon met de declaratie app
        Het enige wat de medewerker hoeft te doen is met je telefoon boven de bon te hangen. Vervolgens zoekt de declaratie app zelf de bon en snijdt deze perfect uit. De bon is nu in de declaratie app gescand en opgeslagen met behulp van de scan en herken software.

      2. Gegevens digitaal opgeslagen en overgenomen
        Zodra de medewerker de bon heeft ingescand worden gegevens als de datum, het bedrag, het land en de valuta van de bon automatisch door de Optical Character Recognition (OCR) van de declaratie app ingevuld. De medewerker kan zelf nog de leverancier en een omschrijving van het project invullen.

      3. Koppel de declaratie direct aan een project en/of een categorie
        Na het scannen van de bon en het invullen van de data kan de medewerker declaraties automatisch op de juiste categorie of project boeken. De medewerker kiest eenvoudig uit voorgestelde categorieën/projecten bovenaan de app of navigeert in de zoekbalk naar een specifieke categorie of project.

      4. Dien declaratie in bij je manager
        Nu de bon is ingescand in de declaratie inbox is opgeslagen is deze klaar om te worden ingediend bij de manager. De manager ontvangt hiervan een push-notificatie op zijn telefoon en start direct met accorderen.


        De voordelen van bonnen scannen met een declaratie app

        • Makkelijk declareren
          Medewerkers zitten niet te wachten op een uitpuilende portemonnee met bonnetjes of het handmatig bijhouden van gereden kilometers. Met een declaratie app hebben medewerkers een alles-in-1 oplossing: van een bonnetje scannen en uren registreren tot het declareren van kilometers met Google Maps.

        • Volledig digitaal declaratieproces
          Met een declaratie app is het declaratieproces van A tot Z gedigitaliseerd. De medewerker scant de bon in met de app en stuurt deze door naar de manager. Vervolgens start de manager vanuit de app met digitaal accorderen en exporteert Finance de declaraties met één klik in de boekhouding. Klaar is Kees!

        • Ook offline beschikbaar
          Is een medewerker op het vliegveld, op een booreiland of ergens anders op de wereld zonder internetverbinding? Geen probleem. Met een declaratie app scannen medewerkers, ook offline, hun bonnen eenvoudig in. Zodra de app verbinding maakt met het internet synchroniseert de declaratie app automatisch de ingescande bonnen.

        • Bonnen automatisch afgeletterd met bijbehorende transactie
          And last but not least: creditcardkoppeling. De meeste declaratie apps hebben een koppeling met een zakelijke creditcard. Zodra de medewerker heeft betaald met de zakelijke creditcard worden de creditcardtransacties automatisch de software ingeladen. De automatische datafeed matcht creditcardtransacties automatisch met de ingescande bonnen. Zo hoef je nooit meer bonnen bij de juiste transacties te zoeken! Lees hier meer over het automatisch afletteren van creditcards in SRXP.

Kortom, door bonnen te scannen met de declaratie app van SRXP declareren medewerkers  eenvoudig overal ter wereld en betaal jij hen 25% sneller uit. 

 

Al meer dan 100.000 gebruikers declareren met declaratie app van SRXP

SRXP is marktleider op het gebied van declaratiesoftware. Na 10 jaar ervaring in de declaratiesoftware wordt de declaratieapp van SRXP gebruikt door meer dan 100.000 gebruikers wereldwijd. Ook benieuwd hoe het werkt?  

Plan een demo met één van onze declaratie-experts.

Ik wil een een online demo

    1.  
    1.  

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 signalen dat jouw declaratiesysteem aan vernieuwing toe is

Leer de signalen die aangeven dat jij geld verliest aan je huidige declaratiemethode.

LEES WHITE PAPER