<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Hoe scan je bonnen met een declaratie app

Jun 8, 2020 6:14:39 PM

Hoe scan je bonnen met een declaratie app

Met een declaratie app zijn kwijtgeraakte of onleesbare bonnen verleden tijd. Door medewerkers bonnen te laten scannen met een declaratie app zorg je voor declaratiegemak en ontvang jij declaraties razendsnel. Lees hier hoe je eenvoudig bonnen scant met een declaratie app.

Waarom een declaratie app?

Het declaratieproces begint allemaal bij de medewerker. Wanneer medewerkers bonnen kwijtraken, de bonnen niet leesbaar zijn of het bedrag niet voldoet aan jouw declaratiebeleid zit de administratie met het werk opgescheept. In het uiterste geval moeten declaraties zelfs weer worden teruggestuurd naar de medewerker. Gelukkig zijn er tegenwoordig moderne oplossingen die deze inefficiënte processen verbeteren, zodat de administratie weer tijd heeft voor andere taken. Met een declaratieapp sla je twee vliegen in één klap: de medewerker dient met gemak zijn declaraties in en jij verwerkt een stuk sneller.

Hoe werkt een declaratie app?

Zodra de medewerker de bon heeft ingescand worden gegevens als de datum, het bedrag, het land en de valuta van de bon automatisch door de Optical Character Recognition (OCR) van de declaratie app ingevuld. Om de declaratie volledig te maken kan de medewerker de declaratie aanvullen met de naam van de leverancier en een omschrijving van het project. Lees hier meer over onze scan en herken software.

      1. Medewerkers scannen de bon met de app
        Het enige wat de medewerker hoeft te doen is met je telefoon boven de bon te hangen. Vervolgens zoekt de app zelf de bon en snijdt deze perfect uit. De bon is nu in de declaratie app gescand en opgeslagen.

      2. Gegevens digitaal opgeslagen en overgenomen
        Zodra de medewerker de bon heeft ingescand worden gegevens als de datum, het bedrag, het land en de valuta van de bon automatisch door de Optical Character Recognition (OCR) van de declaratie app ingevuld. Eventueel kan de medewerker nog de leverancier en een omschrijving van het project invullen.

      3. Koppel de declaratie direct aan een project en/of een categorie
        Na het scannen van de bon en het invullen van de aanvullende gegevens kan de medewerker declaraties automatisch op de juiste categorie of project boeken. De medewerker kiest eenvoudig uit voorgestelde categorieën/projecten bovenaan de app of navigeert in de zoekbalk naar een specifieke categorie of project.

      4. Dien declaratie in bij je manager
        Nu de bon is ingescand in de declaratie inbox is opgeslagen is deze klaar om te worden ingediend bij de manager. De manager ontvangt hiervan een push-notificatie op zijn telefoon en start direct met accorderen.


        Al meer dan 100.000 gebruikers declareren met declaratie app van SRXP
        SRXP is marktleider op het gebied van declaratiesoftware. Sinds de oprichting van SRXP in 2010 wordt de declaratieapp van SRXP inmiddels gebruikt door meer dan 100.000 gebruikers wereldwijd. Wil jij ook zien hoe het werkt? Plan een demo met één van onze declaratie-experts.


        3. Boek de ingescande bon automatisch op een categorie 

Na het scannen van de bon en het invullen van de aanvullende gegevens is kan de medewerker declaraties automatisch op de juiste categorie te boeken. De medewerker kiest uit voorgestelde categorieën bovenin in de app of navigeert in de zoekbalk naar een specifieke categorie.

Handig: bekijk omschrijving van categorie
Weet de medewerker niet onder welke categorie de declaratie thuishoort? Dan kan de medewerker altijd op het ‘i’tje klikken naast de categorie. Dit i’tje geeft een omschrijving van de kosten die onder een bepaalde categorie geboekt mogen worden. Beheerders van SRXP bij jouw bedrijf stellen de omschrijving bij de categorieën vóóraf in. 

gifje 2

4. Boek de ingescande bon automatisch op een project 

Als laatste stap kan de medewerker zijn declaratie automatisch boeken op een project. Kies uit de voorgestelde projecten bovenin in de declaratie app of navigeer zelf in de zoekbalk naar een specifiek project. 

 
gifje 3

 

 


5. De ingescande bon indienen bij je manager met de app

Nu de ingescande bon in de declaratieinbox is opgeslagen is deze klaar om te worden ingediend bij jouw manager. Lees hier hoe medewerkers declaraties bundelen in een digitaal formulier en deze met één klik indient bij de manager.

gifje 5


De voordelen van bonnen scannen met een app

        • Gebruiksgemak voor medewerkers
          Een uitpuilende portemonnee met bonnetjes op een zakenreis is met de declaratie app van SRXP verleden tijd. Zodra de medewerker heeft betaald scant de medewerker bonnen in met de declaratie app van SRXP. Belangrijke gegevens, zoals het bedrag, land en valuta van de onkosten worden automatisch door de app ingevuld. En het bonnetje? Die kan in de prullenbak! 

        • Wereldwijd beschikbaar, ook zonder internetverbinding
          Zit een reizende medewerker in het vliegtuig, op een booreiland, een schip of ergens anders op de wereld zonder internetverbinding? Geen probleem. Met SRXP kunnen medewerkers, ook offline, gewoon jouw bonnen inscannen met de app. Zodra je internet hebt synchroniseert de app de bonnen automatisch met SRXP en zijn jouw declaraties in de app opgeslagen.

        • Automatisch afletteren van ingescande bonnen met creditcardtransacties
          Heb je jouw zakelijke uitgaven betaald met een zakelijke creditcard? Dan zorgt SRXP dat jouw creditcardtransacties automatisch worden gematched met jouw ingescande bonnen. Zo hoef je nooit meer bonnen bij de juiste transacties te zoeken! Lees hier meer over het automatisch afletteren van creditcards in SRXP.

        • Ingescande bonnen met één klik in boekhouding 
          Ingescande declaraties stuurt een medewerker vanuit de app met één klik door naar de manager. De manager accordeert declaraties met slechts één swipe en de administratie exporteert de ingescande bonnen met één klik naar de boekhouding. Jij krijgt je declaraties razendsnel uitbetaald! 💰

        • Beschikbaar in zowel de Apple als Google Play Store.
          Bonnen scannen doe je eenvoudig met je Iphone of Samsung. De declaratie app van SRXP is beschikbaar in zowel de Apple als Google Play Store.

Kortom, door bonnen te scannen met de declaratie app van SRXP declareren medewerkers  eenvoudig overal ter wereld en betaal jij hen 25% sneller uit. 

Live zien hoe het werkt?

Plan een demo met één van onze declaratie-experts.

Ik wil een een online demo

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 signalen dat jouw declaratiesysteem aan vernieuwing toe is

Leer de signalen die aangeven dat jij geld verliest aan je huidige declaratiemethode.

LEES WHITE PAPER