<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Reiskostenvergoeding niet meer onbelast: dit verandert er per 1 juli

May 17, 2021 5:24:27 PM

Reiskostenvergoeding niet meer onbelast: dit verandert er per 1 juli

Door de coronacrisis mochten werkgevers lange tijd de reiskostenvergoeding onbelast vergoeden aan medewerkers. Vanaf 1 juli komt daar een einde aan en mogen werkgevers een onbelaste reiskostenvergoeding alleen nog verstrekken als werknemers daadwerkelijk naar hun werkplek zijn gereisd. Wat verandert er en wat betekent dit voor jouw bedrijf? Lees er alles over in deze nieuwe blog.

Vaste reiskostenvergoeding door coronacrisis onbelast

Ondanks dat de meeste medewerkers door de normalisering van thuiswerken door de coronacrisis vrijwel geen reiskosten hadden, mochten bedrijven tot op heden hun werknemers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven voor hun woon-werkverkeer. Veel bedrijven hebben de vaste reiskostenvergoeding daarom voor lange tijd behouden, bijvoorbeeld ter compensatie van de thuiswerk kosten van medewerkers.

Vanaf 1 juli 2021 vaste reiskostenvergoeding niet meer onbelast

Aan het onbelast verstrekken van deze vaste reiskostenvergoeding komt per 1 juli echter een einde. Wanneer medewerkers namelijk niet reizen maar wél een reiskostenvergoeding ontvangen, wordt dat door de overheid gezien als het ontvangen van extra salaris. Net zoals je gewone salaris dien je hier belasting over te betalen. Deze maatregel, die oorspronkelijk gepland was voor 1 januari en later voor 1 april, is verschillende keren uitgesteld en zal nu naar verwachting op 1 juli ingaan.

Dit verandert er voor werkgevers en werknemers

Dit betekent dat het voor werkgevers niet langer mogelijk zal zijn om hun werknemers een belastingvrije vaste reiskostenvergoeding te geven voor dagen waarop zij feitelijk niet naar het werk zijn gereisd. Vanaf 1 juli zullen werknemers voor het verstrekken van een vaste reiskostenvergoeding moeten bijhouden op welke dagen medewerkers daadwerkelijk naar hun werk gaan en deze informatie aan hun werkgever/HR afdeling moeten verstrekken.

De mogelijkheden na 1 juli 2021

  1. Behouden van vaste reiskostenvergoeding
    Bedrijven die een vaste reiskostenvergoeding tóch onbelast willen blijven uitkeren moeten voldoen aan de voorwaarde dat een medewerker minimaal 128 dagen naar kantoor is gereisd. De verwachting is dat veel medewerkers echter niet aan deze voorwaarde kunnen voldoen, omdat thuiswerken ook na de corona crisis blijft bestaan en de meeste medewerkers hun werk nog vanuit huis blijven uitvoeren.

  2. Vaste reiskostenvergoeding als onderdeel van het salaris
    Een alternatief is het verstrekken van een vaste reiskostenvergoeding, waarbij het een onderdeel is van het salaris (en je er dus belasting over moet betalen). Daarentegen, als medewerkers vrijwel niet reizen wordt dat voor veel bedrijven veel te duur, zeker in de corona crisis.

  3. Thuiswerkvergoeding
    Gezien de verwachting dat thuiswerken, ook na de corona crisis, blijft bestaan kiezen steeds meer bedrijven voor het verstrekken van een thuiswerkvergoeding. Aangezien een thuiswerkvergoeding nog niet belastingvrij is, brengen veel bedrijven dit nog onder in de vrije ruimte van de WKR. Wanneer medewerkers toch reiskosten maken moeten ze dit apart declareren. Lees hier de voor- en nadelen zijn van een thuiswerkvergoeding.

Digitalisering de uitkomst

Of je nou kiest voor het behouden van een vaste reiskostenvergoeding of dit vervangt door een thuiswerkvergoeding: er blijft één uitdaging bestaan, namelijk de registratie ervan.

Met een declaratie app registreren medewerkers heel eenvoudig hun gereden kilometers of thuiswerkkosten. Heeft een medewerker meerdere dagen in de week gereisd of thuisgewerkt? Met een declaratie app selecteert de medewerker eenvoudig alle gereisde dagen of de dagen dat de medewerker heeft thuisgewerkt met bijbehorende routes. Met behulp van Google Maps berekent de app automatisch de gereden kilometers, aan de hand van de door jouw ingestelde kilometervergoeding. Eenmaal geregistreerd stuurt de medewerker de declaratie heel eenvoudig door naar de manager. Die keurt het goed met één swipe en stuurt het door naar de administratie.

Bereid jouw reiskostenbeleid vóór op 1 juli. Bespreek de mogelijkheden met één van onze declaratie-experts.
Een afspraak maken

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 Reasons to switch to cloud-based expense reporting

Learn how expense reporting can help you to achieve company goals.

GET WHITE PAPER