<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Thuiswerkvergoeding: wanneer start jouw bedrijf met uitkeren?

Jan 8, 2021 12:57:15 PM

thuiswerken

Thuiswerkvergoeding: wanneer start jouw bedrijf met uitkeren?

Thuiswerkvergoedingen voor thuiswerkende medewerkers: steeds meer bedrijven overwegen het of hebben het zelfs al ingevoerd. Lees hier waarom. 

Thuiswerken blijft de norm 

Sinds de coronacrisis is thuiswerken de norm en dit wordt door veel grote werkgevers ook wel gezien als de nieuwe realiteit. We gaan vaker een deurtje verder in ons eigen huis, dan dat wij de deur uitgaan om naar kantoor te gaan. Medewerkers maken in plaats van kilometers kosten voor koffie, water, elektriciteit, internet, toiletpapier en een bureaustoelen. De reiskostenvergoeding die medewerkers normaal gesproken ontvangen om de kosten voor het reizen naar hun werk te vergoeden, is minder vaak nodig. Onderzoek van Nibud toont aan dat deze thuiswerkkosten voor een gemiddeld persoon neerkomt op ongeveer 2 euro per dag en dat personen met een vijfdaagse werkweek maar liefst €40,- extra kwijt zijn.

Deze extra kosten zorgen ervoor dat de behoefte naar een thuiswerkvergoeding groeit. Uit onderzoek van vakbond FNV onder zo'n 9400 leden blijkt dat 86 procent wil dat de vakbond over een thuiswerkvergoeding onderhandelt. Steeds meer bedrijven geven gehoor aan deze behoefte en overwegen daarom de reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk te laten vervallen en medewerkers in plaats daarvan een thuiswerkvergoeding uit te keren. Er zijn zelfs bedrijven die het al hebben ingevoerd. 

Reiskostenvergoeding vanaf 1 februari niet meer onbelast 

Naast een groeiende behoefte vanuit medewerkers is een andere belangrijke reden voor een thuiswerkvergoeding voor bedrijven de veranderende regelgeving van vaste reiskostenvergoedingen vanuit de overheid. Vanwege de crisis mochten bedrijven de vaste reiskostenvergoeding in 2020 nog onbelast uitkeren, ook al werkten medewerkers thuis. Vanaf 1 februari ziet het er naar uit dat de regeling omtrent het uitkeren van vaste reiskostenvergoedingen veranderen. Dan mag de vergoeding alleen worden uitgekeerd als de medewerker daadwerkelijk naar kantoor is gereisd.

Hierdoor gaan er binnen het bedrijfsleven steeds meer stemmen op voor een thuiswerkvergoeding en hebben sommige grote werkgevers dit zelfs al ingevoerd. Door de gecancelde personeelsfeestjes en de bedrijfsfitness hebben veel bedrijven namelijk meer vrije ruimte over in de WKR, waardoor de thuiswerkvergoeding onbelast kan worden uitgekeerd.

Werking thuiswerkvergoeding in de praktijk

De enige vraag die nu nog overblijft is: hoe regel je zo'n thuiswerkvergoeding in de praktijk?
In feite dient een thuiswerkvergoeding als vervanging van de reiskostenvergoeding, dus regelen veel bedrijven dit volgens het oude declaratieproces: net zoals bij de reiskosten keren ze bedrag uit op basis van de gemaakte, geregistreerde thuiswerkkosten door de medewerker of hanteren ze een vaste thuiswerkvergoeding.

Vooruitstrevende bedrijven passen de bekende uitspraak “Never waste a good crisis” van Winston Churchill toe en maken gebruik van de coronasituatie om hun bestaande, verouderde declaratieproces - en daarmee ook het proces voor het registreren van reiskosten - te digitaliseren. Waar medewerkers bij deze bedrijven voorheen de reiskosten moesten registreren via een Excelletje of papieren formulier laten zij medewerkers nu de thuiswerkkosten eenvoudig registreren met een declaratie app op hun telefoon. Gewoon vanuit huis.

Afhankelijk van het beleid kunnen medewerkers met een declaratie app eenvoudig hun thuiswerkkosten van hun gewerkte werkdagen registreren of via de app online een thuisvergoeding aanvragen. De aanvraag stuurt de medewerker vanaf zijn telefoon met één klik door naar de manager. De manager controleert dit op zijn beurt en schiet dit digitaal door naar de administratie voor een laatste controle. In dezelfde declaratie app kunnen ook bonnen worden ingescand, creditcarddeclaraties worden ingediend en kilometers worden geregistreerd met Google Maps. Zo hebben medewerkers, ook na de pandemie, alvast een gemakkelijk tool in handen om te declareren.

Deze maand uitsluitsel over omgang reiskostenvergoedingen na 1 februari

Nog deze maand komt het kabinet terug op hoe het na 1 februari 2021 om wil gaan met de onbelaste vaste reiskostenvergoedingen. Tot die tijd raden wij je aan om de mogelijkheden van thuiswerk vergoedingen (en het eenvoudig registreren daarvan) eens goed te bekijken. 

SRXP is marktleider op het gebied van declaratiesoftware en heeft inmiddels meer dan 100.000 gebruikers wereldwijd. Onze declaratie-experts vertellen je graag meer over thuiswerkvergoedingen en hoe medewerkers dit eenvoudig registreren met een declaratie app. Maak een afspraak via de groene button hieronder.

Een afspraak maken

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 signalen dat jouw declaratiesysteem aan vernieuwing toe is

Leer de signalen die aangeven dat jij geld verliest aan je huidige declaratiemethode.

LEES WHITE PAPER