Digitaal accorderen

Verlaag

Automatiseer buitenlandse btw-teruggave en bespaar tot 20% per business trip

Bespaar tijd

Bespaar 75% van verwerkingstijd

Ultieme controle

Krijg real-time data over creditcarduitgaven

Meer inzicht

Filter declaraties op basis van functiegroepen, afdelingen en entiteiten

Wat is digitaal accorderen?

Digitaal accorderen is het digitaal controleren van declaraties via een declaratie app of een online portal.

Je kent het vast wel. Aan het eind van de maand leveren medewerkers declaratieformulieren bij je aan via Excel of papier, maar bij controle kom jij erachter dat bijbehorende bonnen en/of de verantwoording van de declaratie ontbreekt. Jij moet de declaratie terugsturen naar de medewerker en jij loopt vertraging op in het verwerkingsproces. Heel vervelend en vooral heel tijdrovend.

Digitaal accorderen biedt voor veel managers een uitkomst. Medewerkers dienen declaraties in via een declaratie app, jij accordeert met één swipe en betaalt medewerkers razendsnel uit. Medewerkers zijn blij en jij hebt meer tijd over voor andere zaken.

Digitaal accorderen - hoe werkt het?

1. De medewerkers versturen declaratieformulieren via een declaratie app

Medewerkers verzamelen bonnen in een digitaal declaratieformulier en sturen deze met één druk op de knop door naar hun leidinggevende.
2. Jij ontvangt een melding van de ingediende declaratieformulieren op je telefoon

Zodra de medewerker zijn declaratieformulieren digitaal heeft ingediend, ontvang jij hiervan een melding op je telefoon. Vanuit deze push-notificatie start jij direct met accorderen. In één swipe bepaal jij welke declaratie wordt goedgekeurd.
3. Declaratieformulieren met één klik naar administratie

Heb je alle declaraties gecontroleerd en goedgekeurd? Dan stuur jij deze met één klik door naar de administratie voor de laatste check.

Voordelen van digitaal accorderen

Accorderen in één swipe met declaratie app

Het handmatig doorspitten van declaratieformulieren en bonnen is met een declaratie app verleden tijd. Digitaal accorderen maakt het namelijk mogelijk declaraties online op je telefoon te bekijken en deze te controleren in één swipe. Of je nou op kantoor zit of in het vliegtuig op weg naar een business trip. Na controle stuur je het declaratieformulier met één druk op de knop naar de administratie.

Automatiseer jouw declaratiebeleid

Helaas komt het vaak genoeg voor. Medewerkers leveren declaratieformulieren aan waar de juiste bonnen of belangrijke informatie, zoals de locatie, valuta of bedrag ontbreekt. Dit maakt het controleren ervan ontzettend tijdrovend.

Met digitale software is het mogelijk om digitale declaratieregels in te stellen voor jouw medewerkers. Mogen medewerkers bijvoorbeeld niet meer dan €25 declareren voor een lunch? Zodra een medewerker een declaratie indient controleert het systeem de declaratie op de door jou ingestelde regels.

Razendsnel verwerken en uitbetalen

Het eenvoudig inscannen van bonnen, automatische controle op het declaratiebeleid en de digitale verwerking van declaratieformulieren zorgt uiteindelijk voor versnelling van het accordeerproces van maar liefst 75%. Jij betaalt medewerkers sneller uit en hebt weer tijd over voor andere zaken.

Onze favoriete features

Creditcardintegratie

Met Scan en Herken software is het mogelijk om creditcardstatements automatisch af te letteren. De medewerker betaalt met een zakelijke creditcard en scant de bon met de software. Op basis van overeenkomende valuta en bedrag van de bon worden ingescande bonnen automatisch gematched met de juiste creditcardtransacties. Het afletteren van credit card statements is hiermee verleden tijd.
Digitaal declaratiebeleid

Scan- en herkensoftware herkent ook wanneer declaraties niet of wél voldoen aan jouw declaratiebeleid. Je stelt één keer de declaratieregels van jouw bedrijf in en vervolgens controleert de software automatisch of de ingediende declaraties aan deze regels voldoen. Heb jij bijvoorbeeld ingesteld dat een lunch niet méér mag kosten dan € 12,50,- en de medewerker declareert € 20,-? Dan wordt de declaratie automatisch afgekeurd. Zo makkelijk is digitaal declareren.
Real-time declaratieinzicht

Met Scan en Herken software declareren medewerkers direct vanaf hun telefoon, waardoor je op de administratie real-time inzicht heb in de uitgaven van medewerkers. Zie je een afwijkend uitgavepatroon? Dan grijp je direct in.
Exporteer naar jouw boekhoud-, salaris of ERP-pakket

Scan en Herken software staat bekend om zijn flexibiliteit. Je koppelt de software eenmalig aan jouw boekhoudpakket en vervolgens boek jij declaraties met één druk op de knop in jouw administratie.
Kilometers registreren met Google Maps

Declareer eenvoudig je gereden kilometers met Google Maps. Kies een adres uit jouw persoonlijke adresboek of laat Google Maps jouw huidige locatie herkennen. Je hoeft adressen nooit meer over te typen en Google Maps berekent automatisch jouw gereden kilometers.