<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">
Verlaag

Automatiseer buitenlandse btw-teruggave en bespaar tot 20% per business trip

Bespaar tijd

Bespaar 75% van verwerkingstijd

Ultieme controle

Krijg real-time data over creditcarduitgaven

Meer inzicht

Filter declaraties op basis van functiegroepen, afdelingen en entiteiten

Wat is de jaarafsluiting?

De jaarafsluiting is een belangrijk moment op de financiële afdeling, waar de afsluiting van het boekjaar plaatsvindt.

Door middel van de jaarafsluiting kan de administratie zijn inkomsten en uitgaven verantwoorden naar de Belastingdienst. Wanneer het jaar correct is afgesloten kan een bedrijf met een schone lei aan het nieuwe boekjaar beginnen.

Om te zorgen dat de afsluiting van het boekjaar correct plaatsvindt, dient de administratie o.a. het volgende te controleren:

  • Inkoop- en verkoopfacturen;
    Door het verzamelen van de inkoop- en verkoopfacturen krijgt de administratie een beeld van wat de omzet is geweest het afgelopen jaar. Het is belangrijk dat zowel de inkoop- als verkoopfacturen de juiste factuurdatum hebben. Wanneer de boekingsdatum van de facturen in het afgelopen jaar valt, zal de administratie deze met de omzet van het afgelopen boekjaar moeten meerekenen.

  • Bank- en kassaldo's;
    Er kan een verschil zijn ontstaan tussen de saldo’s in je administratie en de werkelijke saldo's. Mogelijke fouten zal de administratie moeten opsporen om de boekhouding weer sluitend te maken.

  • Te betalen en te ontvangen BTW;
    In de jaarafsluiting check je hoeveel BTW het bedrijf ontvangt en het afgelopen jaar heeft betaald. Wanneer blijkt dat er te veel of te weinig BTW is afgedragen dan moet dit gecorrigeerd worden.

  • Grootboekschema's;
    In de jaarafsluiting controleert de administratie of alle facturen en declaraties op de juiste categorieën en grootboekrekeningen zijn geboekt.

Zeker weten of je alle stappen van de jaarafsluiting juist hebt doorlopen? Download hier de volledige jaarafsluiting checklist.

Jaarafsluiting checklist

mastercard corporate vector

Veelgenoemde uitdagingen tijdens de jaarafsluiting

  • 1. (Handmatig) verzamelen van bonnen en facturen

    Voor de jaarafsluiting dient de administratie uitgaven te verantwoorden met de bijbehorende bonnen of facturen. In de praktijk blijkt het verzamelen van deze bewijslast nog niet zo eenvoudig: mappen doorspitten opzoek naar dat éne bonnetje of bij navraag bij de medewerkers blijkt de bon zelfs te zijn kwijtgeraakt.

  • 2. Opsporen en herstellen van fouten in de administratie

    Salarisadministrateurs besteden tussen de 45-60% van hun werkweek aan het verwerken van mutaties. Bij bedrijven die PDF facturen of bonnetjes nog handmatig - via papier of Excel verwerken - is het risico dat er een cijfertje verkeerd is ingevuld nóg groter. Het opsporen en herstellen van deze fouten is een enorme tijdrovende klus. Tijd die de administratie beter kan besteden aan andere zaken.

  • 3. Last-minute verwerken onder hoge druk

    De noodzaak om declaraties in te dienen is bij veel medewerkers niet altijd even groot, zeker wanneer zij betalen met een zakelijke creditcard. Het gevolg is dat de administratie aan het eind van het jaar met alle opgespaarde bonnetjes zit opgescheept en onder hoge druk moet verwerken.

Efficiënte jaarafsluiting met digitale declaratiesoftware

1. Telefoon+reeksbonnen
1.1

Sneller declareren, accorderen en verwerken met een gebruiksvriendelijk proces

Met een declaratie app maak je het declareren voor medewerkers weer eenvoudig. Medewerkers scannen hun bonnetjes in met de app en dienen het declaratieformulier digitaal in bij hun manager, die direct kan starten met digitaal accorderen. Jij verwerkt het gehele jaar door, in plaats van dat alles aan het eind van het jaar op jouw bordje terecht komt. Dit bespaart ontzettend veel werk en stress aan het eind van het jaar.

2. Creditcard

Zoek declaraties eenvoudig terug in een digitaal overzicht

Besteed geen tijd meer aan het handmatig doorspitten van formulieren in mappen of Excelsheets. Door jouw administratie te digitaliseren zijn declaratiegegevens beschikbaar in één digitaal overzicht. Declaraties met bijbehorende bonnen vind jij terug met één druk op de knop.

2. Creditcard
Rapportage SRXP small
1.3

Real-time inzicht in uitgaven

Voorkom dat je bij de jaarafsluiting voor verrassende uitgaven komt te staan. Door jouw declaratieproces te digitaliseren heb jij het hele jaar  real-time inzicht in uitgaven van medewerkers, in plaats van achteraf. Zie je een afwijkend uitgavepatroon? Dan grijp je direct in. 

Functies waarmee jij bespaart tijdens de jaarafsluiting

  • Push-notificaties - Herinner medewerkers om declaraties in te dienen

    Stuur push-notificaties naar de telefoon van je medewerkers wanneer zij hun declaraties nog moeten indienen. Zo stimuleer je dat medewerkers op tijd declareren en vergeten zij nooit meer een declaratie in te dienen. Lees hier meer over push-notificaties.

  • Rapportfilters - Filter onkosten eenvoudig op medewerker, functie of entiteit

    Rapporteer op basis van personeelsnummer, functie, entiteiten, grootboeknummers, kostenplaatsen en zelfgemaakte kenmerken en analyseer eenvoudig al jouw uitgaven van het afgelopen jaar. Lees hier meer over rapportfilters in declaratiesoftware.

  • Statistieken dashboard - Rapporteer en analyseer in een handomdraai

    Zie in één overzicht al jouw uitgaven van het afgelopen jaar en krijg inzicht in de grootste kostenposten. Op basis hiervan kan de administratie budgetten bepalen voor het volgende boekjaar. Lees hier meer over het analyse dashboard.

  • Buitenlandse BTW teruggave - Vraag automatisch BTW terug

    Het uitzoeken van te ontvangen BTW over  uitgaven van het afgelopen jaar is tijdrovend en complex om zelf uit te zoeken. Steeds meer bedrijven automatiseren dit proces, zodat de té ontvangen BTW automatisch wordt berekend.
    Lees hier meer over het automatiseren van buitenlandse BTW.

  • Categorieën en projecten - Boek kosten automatisch op het juiste grootboeknummer of project

    In declaratiesoftware worden declaraties automatisch op het juiste project of categorie geboekt. Zo weet je precies waar je de meeste kosten, zoals reis- en verblijfkosten, hebt gemaakt. Dit kun je eenvoudig doorgeven aan de Belastingdienst. Lees hier meer over de categorieën en projecten.

Vertrouwd door meer dan 100.000 gebruikers wereldwijd

case mammoet
case pon
case port of rotterdam
case bugaboo
case skyteam
case visser & smit
case mammoet
case pon
case port of rotterdam
case bugaboo