<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">
grip op onkosten

5 tips: zo krijg je meer grip op onkosten van medewerkers

Apr 2, 2019 12:59:37 PM

Grip op onkosten van medewerkers nodig om controle te houden over jouw budgetplanning. Hoe houd jij controle? Wij geven je vijf tips.

Tip 1: Zorg voor direct inzicht in onkosten in plaats van achteraf

In de meeste bedrijven komen declaraties pas aan het einde van de maand (en soms nóg later) binnen bij de administratie, waardoor de administratie pas op dat moment inzicht heeft in weinig grip heeft op de onkosten die er door de medewerkers zijn gemaakt. Een extra bonnetje of een dure lunch is zo gedeclareerd.

Bedrijven kunnen meer grip krijgen over onkosten door medewerkers te laten declareren met een app. De medewerker scant de bonnen met de declaratie app en verzamelt de declaraties in een digitaal formulier. De declaraties kan die met één druk op de knop indienen bij zijn of haar manager. Of de medewerker nou op kantoor zit of in het vliegtuig naar Singapore, jij ontvangt de declaraties real-time in één digitaal overzicht en ziet in één oogopslag alle uitgaven van de medewerkers binnen jouw bedrijf. Zie jij een afwijkende uitgave in het uitgavepatroon? Dan spreek je de medewerker hier direct op aan.


Ook bij creditcarddeclaraties!
Door ook je creditcards te integreren met declaratiesoftware zijn de creditcarduitgaven van medewerkers direct zichtbaar in digitaal overzicht voor de administratie. Daarnaast hebben zakelijke creditcards verschillende beveiligingsopties om buitensporige uitgaven en mogelijke creditcardfraude te voorkomen, bijvoorbeeld het instellen van limieten. Zo houd jij meer grip op de onkosten van medewerkers. 

2. Zorg voor naleving van jouw beleid

Veel bedrijven stellen een declaratiebeleid op, maar besteden minder aandacht aan de naleving ervan. Dit terwijl slechte naleving van het declaratiebeleid kan leiden tot onbewuste overschrijding van budgetten of zelfs uitmonden in declaratiefraude, waardoor je de grip op uitgaven van medewerkers verliest.

Dit voorkom je door het declaratiebeleid te implementeren in jouw declaratieproces met declaratiesoftware. Zo kun je per functie, afdeling of kostencategorie een maximumbedrag instellen die medewerkers mogen declareren. Declaraties hoger dan dit bedrag worden direct gemarkeerd of zelfs in zijn geheel afgekeurd. Zo voorkom je foutieve declaraties in jouw administratie en houd jij grip op de onkosten van medewerkers.

3. Zorg dat medewerkers business trips inplannen

Eén van de grootste trends op het gebied van zakenreizen is flexibiliteit voor medewerkers. Medewerkers boeken accommodaties en vluchten liever zelf, dan dit te laten regelen door de organisatie. Dit heeft een groot voordeel voor medewerkers, namelijk dat zij een reis kunnen boeken die volledig bij hun wensen past. Dit heeft ook een keerzijde, namelijk dat medewerkers zomaar een peperduur hotel of vlucht kunnen boeken en ongemerkt de budgetten die hiervoor zijn opgesteld kunnen overschrijden.

Om de grip op onkosten te behouden is het met declaratiesoftware mogelijk om medewerkers vóóraf online business trips aan te laten vragen. Medewerkers geven aan hoe lang en waar ze op reis gaan en hoeveel budget ze verwachten te spenderen en dienen de aanvraag van een business trip in bij de manager. Is het budget te hoog? Dan kan de manager de business trip direct afkeuren. Zo houd jij controle over de geplande business trips en kun je de kosten op tijd meenemen in jouw budgetplanning.

5. Draai digitaal rapportages uit en maak betere beslissingen

Bedrijven die declareren via papieren formulieren of Excelsheets moeten eerst honderden tot misschien wel duizenden formulieren doorspitten om een redelijk beeld te krijgen van de totale onkosten per maand of per jaar. Dit maakt het lastig om kosten te analyseren. Door de declaraties digitaal op te slaan middels declaratiesoftware heb jij digitale declaratiedata tot jouw beschikking en is het analyseren van onkosten en eitje.

Zo is het met declaratiesoftware mogelijk om:

      • Voor elke maand of gewenste periode van het jaar een rapportage uit te draaien.
      • Declaratieoverzichten per periode naast elkaar leggen en deze te analyseren. 
      • Declaraties te sorteren per accordeur, medewerker, vestiging of functie.
      • 24/7 de uitgaven van medewerkers te monitoren.

Declareren medewerkers van een afdeling te veel onkosten? Dan spreek jij het afdelingshoofd hier direct op aan. Ook heb jij veel meer informatie tot je beschikking om financiële beslissingen te maken en voorspellingen te doen voor de toekomst. 

Kortom, door een aantal simpele maatregelen bewaak jij je budgetplanning en houd jij grip op onkosten van medewerkers.

Naast meer grip op onkosten van medewerkers, zijn er nog 6 andere redenen waarom Finance digitale declaratiesoftware moet afdwingen. Welke? Lees het in onderstaande whitepaper.

Whitepaper: Waarom finance digitale declaratiesoftware moet afdwingen

 

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
7 strategieen van Rituals_-1

WHITE PAPER

7 strategieën van Rituals om te besparen op het declaratieproces

Maak een einde tijdrovende zaken verbonden aan declareren.

LEES WHITE PAPER