<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">
6 redenen om...

6 redenen om jouw declaratieverwerking te automatiseren

Apr 12, 2019 2:16:25 PM

Digitalisering is in dit tijdperk onvermijdelijk. Wij leggen uit waarom.

1. Gemakkelijk declareren

Het laatste wat een medewerker op de Finance of HR afdeling wilt is bij terugkomst van een zakenreis missende bonnen van medewerkers verzamelen of proberen te achterhalen waar de uitgave is gemaakt. 

Met de declaratieapp hoeven medewerkers alleen een foto te maken van de bon. Door de Optical Character Recognition worden het bedrag, de locatie en de valuta automatisch door het systeem overgenomen en ingevuld. Met digitaal declareren zijn declaraties altijd verantwoord en voorkom je achteraf uitpluiswerk.

Tip:
Door het verstrekken van een zakelijke creditcard maak je dit proces nóg gemakkelijker. Nadat de medewerker met de creditcard heeft betaalt, wordt alle transactiedata , waaronder de verkoper en de valuta, automatisch ingeladen in het declaratiesysteem. In deze blog lees je welke mogelijkheden een creditcardintegratie nog meer biedt.



2. Vraag buitenlandse btw terug

‘Laat maar zitten’ of ‘kost teveel werk’ zijn veelgenoemde redenen om buitenlandse btw niet terug te vragen. Door dit te automatiseren hoeft het terugvragen van buitenlandse btw niet moeilijk te zijn.

Een declaratieapp slaat declaratiegegevens als het bedrag, de valuta en de locatie automatisch op. Medewerkers kunnen pas een declaratie indienen als zij alle verplichte velden hebben ingevuld. Zo mist er geen informatie meer in jouw administratie en beschik jij over alle gegevens om buitenlandse btw terug te vragen. Kortom: jij laat geen geld meer liggen en krijgt jij terug waar je recht op hebt.

3. Krijg real-time inzicht in uitgaven

Het bijhouden van de financiële administratie is een vervelende bezigheid als medewerkers budgetten overschrijden. Door declaraties automatisch te verwerken ben je dit voor. Doordat medewerkers direct een foto maken van de bon, zie jij uitgaven automatisch in een digitaal overzicht. Wijken uitgaven af? Dan kan je direct bijsturen en de betreffende medewerker hierop aanspreken. Hierdoor heb jij altijd toegang tot de declaraties en grijp je op tijd in als budgetten worden overschreden.

4. Medewerkers houden zich aan jouw beleid 

De declaratieregels zijn bij medewerkers vaak niet top-of mind. Een overschreden budget of een ontbrekende omschrijving is dan ook zo gemaakt. Met een digitale declaratieoplossing stel je vooraf business rules in, waardoor medewerkers tijdens het indienen van de declaratie niet om jouw beleid heen kunnen.

Dienen zij een declaratie in zonder een omschrijving of een te hoog bedrag? Dan wordt dit veld automatisch gemarkeerd of de declaratie zelfs in zijn geheel afgekeurd. Zo houden medewerkers zich aan jouw beleid en kunnen zij nooit meer een budget overschrijden.

5. Automatisch afletteren

Medewerkers zijn niet altijd even trouw als het gaat om het inleveren van bonnen. Voornamelijk als zij betalen met de zakelijke creditcard en uitgaven niet zelf voorschieten. Erg vervelend op de administratie, want deze kwijtgeraakte bonnen zorgen ervoor dat jij creditcarduitgaven niet kan verantwoorden.

Een digitale declaratieoplossing, die creditcarduitgaven automatisch aflettert voorkomt dit. Gespecialiseerde oplossingen hebben een een automatische datafeed waarin transacties van de betreffende creditcard real-time in jouw administratie terechtkomen. Het systeem herkent overeenkomende gegevens en matcht vervolgens automatisch de transactie met de bijbehorende bon. Dit bespaart jou niet alleen enorm veel uit- en opzoekwerk, maar zorgt er ook voor dat je over alle data beschikt om buitenlandse btw terug te vragen.

6. Betaal medewerkers sneller uit 

Na het afletteren begint het échte werk: honderden opgeplakte bonnen op de declaratieformulieren moeten stuk voor stuk worden gecontroleerd en vervolgens handmatig worden ingeboekt in jouw ERP- of HR systeem. Een enorm tijdrovend én geestdodend proces. Digitale declaratiesoftware organiseert declaraties al vanaf het moment dat de declarant een foto maakt van de bon. Hierdoor kan jij alle declaratieformulieren in één oogopslag bekijken en controleren. Hierna exporteer je de declaraties met één druk op de knop, onder de juiste grootboeknummers en kostenplaatsen in jouw boekhoudpakket. Zo betaal jij je medewerkers een stuk sneller uit. 

Het automatiseren van financiële processen neemt enorm veel werk uit handen. Zo hoef je niet meer handmatig in te boeken, kan je eenvoudig controleren en boek jij declaraties met één klik in de administratie. Dit versnelt de vaste processen, waardoor jij meer tijd overhoudt voor andere werkzaamheden. In de whitepaper hieronder lees je hoe declaratiesoftware zorgt voor een tijdsbesparing van 75%.

 

Whitepaper: Waarom finance digitale declaratiesoftware moet afdwingen

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
7 strategieen van Rituals_-1

WHITE PAPER

7 strategieën van Rituals om te besparen op het declaratieproces

Maak een einde tijdrovende zaken verbonden aan declareren.

LEES WHITE PAPER