<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

De deadline nadert... Hoe vraag je buitenlandse btw terug voordat het te laat is?

Aug 7, 2019 9:56:15 AM

Paul Cramer visual

De deadline nadert... Hoe vraag je buitenlandse btw terug voordat het te laat is?

pcAls kleine jongen stond hij niet te springen om btw-specialist te worden. Toch vervult Paul Cramer als btw-specialist al ruim 30 jaar fiscale functies. Tien jaar bij de Nederlandse belastingdienst, tien jaar bij een van de Big Four en sinds 2005 adviseert hij accountants, belastingadviseurs en ondernemingen, vanaf 2015 uit naam van Less Grey.

Less Grey is een nichekantoor dat expertise beschikbaar stelt op het gebied van btw. Voor veel organisaties is btw een complex en grijs gebied. Wanneer ben je btw verschuldigd en wanneer moet je die in het buitenland afdragen; wanneer mag je btw in mindering brengen op de verschuldigde btw of is btw terug te vragen en vanaf welke drempelwaarde is je onderneming verplicht om zich voor de levering van goederen aan particulieren in het buitenland te registreren? Paul Cramer helpt ondernemingen om grip te krijgen op deze vragen. 

“Bedrijven willen zekerheid en duidelijkheid over verplichtingen maar ook over hun rechten op het gebied van btw”’, aldus Paul.   

Less Grey biedt hulp bij btw-vraagstukken maar ook bij het informeren op gebied van deze rechten. Een focusgebied is het recht op teruggaaf van btw in het buitenland.

Gemiste kans
Bedrijven betalen buitenlandse btw over facturen ontvangen van leveranciers (veelal beschikbaar bij Accounts Payable), maar ook over de reguliere Travel en Expense kosten voor overnachtingen en maaltijden van reizende medewerkers. Niet elke onderneming is zich ervan bewust dat het mogelijk is om btw over deze uitgaven terug te vragen.

Sommige bedrijven vragen helemaal geen buitenlandse btw terug, een ander deel van de bedrijven vraagt alleen btw over facturen ontvangen van leveranciers terug. Er zijn ook veel verschillen tussen landen als het gaat om de btw die kan worden teruggevorderd. In Nederland is de btw op zakelijke horeca uitgaven niet terug te vragen, terwijl dat in Frankrijk en Duitsland geen probleem is. Het gat echter ontstaat bij de Travel en Expense kosten. Organisaties zijn zich meestal niet bewust van het bedrag dat ze terug kunnen vragen. Zonder vluchten is het voor bedrijven mogelijk om circa 10 tot soms wel 15% van de totale reis- en verblijfskosten terug te vragen.

“Voorheen was het claimen van btw over reis- en verblijfskosten een te arbeidsintensieve dienst ”. Vervolgt Paul. “Je moet het zo zien: Alle fysieke bonnen werden met de hand doorgespit. Alleen de grootste bonnen of facturen, zoals een hotelrekening, werden er verzameld voor een teruggaafverzoek. Handwerk maakte het simpelweg te duur om ook btw over de kleinere uitgaven, zoals taxiritten en lunches, terug te vragen”. 

Bewustzijn kweken
Door de toename van automatisering is het mogelijk om meer btw terug te vragen en ook over kleinere uitgaven. Toch blijkt uit de praktijk dat veel organisaties daarbij nog minimale recovery rates hebben.

Les geven“De grootste uitdaging bij het maximaliseren van de btw-recovery rate ligt bij het kweken van bewustzijn op de werkvloer. Wij geven trainingen bij cliënten. Tijdens de training laat ik een factuur van een hotel zien en vraag daarbij: ‘Wie weet wat dit papiertje waard is?’ Het meest gehoorde antwoord is: ‘Niks!’ Medewerkers staan versteld als ik vertel dat we 17 euro terugvragen over de hotelovernachting van 80 euro. Dit is het vertrekpunt om medewerkers beter na te laten denken over het bewaren en vastleggen van (inter)nationale bonnen en facturen. Na de training weten medewerkers aan welke vereisten een bon moet voldoen om ook daadwerkelijk geschikt te zijn voor een btw-teruggave.”

Als medewerkers bonnen en facturen zorgvuldig verzamelen en registreren is het voor de administratie van een onderneming makkelijker om Travel en Expense data te ordenen zodat een succesvollere btw-claim kan worden ingediend. Gebruik van slimme software maakt het mogelijk om de recovery rate nog verder omhoog te brengen.  

Slimme software
“Sinds 2018 ben ik in Nederland als franchisenemer van VAT4U, in staat de automatiseringsoplossing van VAT4U aan te bieden aan Nederlandse ondernemingen. De softwaredienst van VAT4U brengt recovery in een stroomversnelling. VAT4U is een toepassing die bedrijven zelf kunnen gebruiken om een verzoek om teruggaaf samen te stellen en in te dienen. Het werkt eenvoudig: bedrijven laden vanuit SRXP uitgaven in. Deze uitgaven worden door het algoritme getoetst op compliance met meer dan 2200 internationale wetten en regels. Bedrijven kunnen ook hun verzoeken om teruggaaf aan ons uitbesteden. In dat geval controleren en verbeteren wij bonnen en facturen, waar nodig vult VAT4U informatie aan zodat de uitgave voldoet aan alle vereisten. Hierna dient VAT4U de claim in en krijgt het bedrijf zijn geld terug. Het unieke van VAT4U is dat bedrijven deze oplossing zelf “inhouse” gebruiken of het terugvragen van btw uitbesteden aan ons zonder er zelf hoop tijd in te moeten investeren. Mocht de buitenlandse belastingdienst een claim geheel of gedeeltelijk ten onrechte afwijzen, dan treed ik als gemachtigde op om het geld waar de bedrijven recht op hebben toch terug te krijgen. Zo zorgen wij samen met onze klanten voor maximale btw-recovery."
vertelt Paul.  

VAT4U in 60 sec - English

Het verschil tussen VAT4U en andere reclaimpartijen is groot. Bij de meeste partijen wordt het complete proces geoutsourced; als organisatie heb je weinig zicht op de status van je claim als deze onder handen is. De kosten zijn veelal minder inzichtelijk. Ook gelden er vaak meerjarencontracten. VAT4U daarentegen is 100% transparant in haar werkwijze. De servicepakketten, inclusief vaste fee caps, bieden samen met de ingebouwde rapportagetool de mogelijkheid om de status en het bedrag van iedere claim op elk gewenst moment in te zien (op factuurniveau). De gebruiksvriendelijkheid van VAT4U software zorgt ervoor dat de btw claim volledig daarvan uit wordt ingediend en opgevolgd, zonder vast te zitten aan een meerjarencontract.

Automatiseringsslag
De echte automatiseringsslag wordt behaald als de VAT4U software wordt gekoppeld aan bijvoorbeeld declaratiesoftware. Declaratiesoftware helpt medewerkers om buitenlandse uitgaven correct te verwerken en ondernemers om het proces te digitaliseren en te optimaliseren. Betaalt een medewerker in Barcelona een kop koffie? Dan maakt hij of zij direct een foto van de bon. Deze data wordt hierna een-op-een in de declaratiesoftware geladen en periodiek beschikbaar gemaakt aan VAT4U. De VAT4U software verrijkt de declaratiedata en verhoogt de btw-claim.

Schermafbeelding 2019-08-06 om 14.39.03“Het mooiste aan onze dienstverlening vind ik het proces van datacollectie tot succesvol terugvragen van btw. In het begin denken organisaties dat ze niet genoeg kosten maken om reclaimen rendabel te maken. Nadat we inzichtelijk maken welke potentiële btw teruggaven er in hun data zit, zorgen wij samen met het bedrijf dat we 10-15% besparen op Travel en Expense kosten. Doordat wij onze vergoeding bij uitbesteding alleen krijgen bij een succesvol verzoek om teruggaaf is de gedrevenheid om samen te werken aan verbeteringen en maximalisatie een mooi proces.”

Deadline?
burning clock-01Het gemak van de softwaredienst leent zich ervoor om zonder fiscale kennis, in korte tijd, een claim samen te stellen. 

“Wie snel begint kan op dit moment (begin augustus 2019) nog buitenlandse btw terugvragen over onkostendeclaraties uit heel 2019.” zegt Paul. “Het is wel belangrijk om zo snel mogelijk contact met ons op te nemen. De deadline van de Belastingdienst voor het terugvragen van btw over 2018 is 30 september a.s. Hierna is het niet meer mogelijk.”

Kortom, wie 10-15% wilt besparen over Travel en Expense kosten uit 2019 doet er goed aan om snel meer informatie op te vragen. Dat kan via de onderstaande knop.

Vraag hier meer informatie aan

Author

Jaron Berends

Jaron Berends

Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 Reasons to switch to cloud-based expense reporting

Learn how expense reporting can help you to achieve company goals.

GET WHITE PAPER