<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Dit zijn de meest gestelde vragen over de wkr regeling

Sep 25, 2019 5:10:17 PM

de meest gestelde vragen over de wkr regeling

Dit zijn de meest gestelde vragen over de wkr regeling

De WKR regeling is al sinds 2015 van kracht. Toch is de regelgeving omtrent de WKR voor veel bedrijven nog onduidelijk. In deze blog geven wij antwoord op de meest gestelde vragen over de WKR regeling.

Wat is de WKR?

De WKR regeling is een fiscale regeling waarmee een werkgever eenvoudig vergoedingen kan verstrekken aan medewerkers. De WKR regeling is door de Belastingdienst in 2011 op verzoek van het bedrijfsleven geïntroduceerd, nadat bleek dat de oude regeling teveel administratief werk en regels kende. 

Wat is de vrije ruimte?

Binnen de WKR heeft de werkgever de mogelijkheid om 1,2% van het fiscale loon van medewerkers onbelast te besteden. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Hierbij mag de werkgever (tot een bepaald totaalbedrag) zelf bepalen hoe dat bedrag aan de werknemers wordt besteedt. Voorbeelden van kosten binnen de vrije ruimte zijn personeelsfeestjes, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen. 

Let op: er is een limiet gesteld aan het bedrag dat in de vrije ruimte mag worden besteedt. Volgens de gebruikelijkheidstoets mag je niet meer dan 30% afwijken van het bedrag dat in vergelijkbare omstandigheden wordt gebruikt. Doe je dit wel? Dan moet je over het teveel uitgegeven bedrag een eindheffing van 80% betalen én deze uitgaven verantwoorden aan de Belastingdienst. 

Zijn er vrijstellingen van de vrije ruimte in de WKR?

In de WKR zijn ook kosten die niet ten koste gaan van je vrije ruimte. Dit zijn de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten. Maar wat houden die drie precies in?

Gerichte vrijstellingen
Binnen de WKR verstaan we onder gerichte vrijstellingen:

  • OV abonnementen;
  • Reiskosten van €0,19 per km;
  • Extra kosten vanwege verhuizen;
  • Maaltijden bij overwerken;
  • Verklaring omtrent gedrag (sinds 2020).

Nihilwaarderingen
Naast deze gerichte vrijstellingen zijn ook voorzieningen op de werkplek die niet ten koste gaan van de vrije ruimte in de WKR: de zogenaamde nihilwaarderingen. 

Voorbeelden van nihilwaarderingen zijn: 

  • Werkkleding.
  • Koffie en thee op werk.
  • Fitness op werk. 

Intermediare kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer maakt ten dienste van de werkgever, zoals lunch- of parkeerkosten. Deze kosten vallen niet onder het loon en vallen dus niet onder de vrije ruimte in de WKR. 

Is de vrije ruimte van de WKR ook inzetbaar voor thuiswerkers? 

Door Corona heeft het kabinet de vrije ruimte van de werkkostenregeling dit jaar verhoogd van 1,2 naar 3%. De vrije ruimte in 2020 is hiermee verruimd met omgerekend 5200 euro. De werkgever kan dit gebruiken om de werknemer tegemoet te komen door het geven van een cadeau of bijvoorbeeld het verbeteren van de faciliteiten op de thuiswerkplek. In dit artikel zijn er vier voorbeelden beschreven omtrent thuiswerken waar je de vrije ruimte voor kan inzetten.

Ik wil geen gebruik maken van de WKR regeling, kan dat ook?

Ja natuurlijk. Je kunt ervoor kiezen om, in plaats van de vrije ruimte van de WKR, de vergoedingen en verstrekkingen te kwalificeren als loon. Een nadeel hiervan is wel dat je hier loonbelasting over betaalt.

Hoe haal ik alles uit de WKR regeling?

Grote aanbestedingen worden door de meeste bedrijven standaard in de WKR meegenomen. Het gat echter, blijft open bij de kleinere uitgaven. Zo worden declaraties van werknemers die binnen de WKR vallen, vaak niet onder de vrije ruimte geboekt. Dit terwijl bedrijven door hier wél gebruik van te maken veel geld (lees: belasting) besparen.

Met declaratiesoftware wordt de WKR automatisch in jouw administratie verwerkt. De WKR categorieën hoef je slechts éénmalig aan jouw grootboeknummers te koppelen. Zo weet je zeker dat de kosten altijd op de juiste plek worden geboekt. Vervolgens zorgt de declaratiesoftware dat de declaraties van medewerkers automatisch onder de juiste WKR-categorieën worden geboekt. Zo kan de administratie deze met één klik exporteren naar het ERP- HR of boekhoudpakket. 

Handig: de declaratiesoftware berekent automatisch welk bedrag er aan de vrije ruimte is besteedt en hoeveel jij nog aan de vrije ruimte kunt besteden.

Kortom, de WKR hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met deze tips maak je jouw WKR proces waterdicht: 

        • Maak gebruik van de vrije ruimte. 
        • Houd rekening met de vrijstellingen van de vrije ruimte.
        • Haal alles uit de WKR door de werkkostenregeling te regelen in declaratiesoftware.

Naast dat je met declaratiesoftware nóg meer uit de WKR haalt zijn er nog andere redenen waarom elke HR manager declaraties zou moeten digitaliseren. Download hier de whitepaper.Whitepaper: 6 redenen waarom elke HR manager declaraties moet digitaliseren

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 signalen dat jouw declaratiesysteem aan vernieuwing toe is

Leer de signalen die aangeven dat jij geld verliest aan je huidige declaratiemethode.

LEES WHITE PAPER