Een foutieve omschrijving of een verkeerd bedrag in een declaratie is zo ingevuld. Het herstellen hiervan is daarentegen minder makkelijk. Elke keer dat een manager fouten moet verbeteren zorgt dit voor vertraging in het proces. Per declaratieformulier kost het controleren al snel 10 minuten, moet je nagaan als je 20 formulieren op je bureau hebt liggen… Declaratiesoftware versnelt het totale controleerproces. In deze blog vertellen wij je hoe.

Handmatig declareren

Bedrijven die medewerkers laten declareren via papieren formulieren of excelsheets ondervinden drie nadelen: 

1. Piekdrukte aan het eind van de maand
   Het is bijna de 31e van de maand en medewerkers leveren op de valreep nog declaraties aan. Als manager wil je dat jouw medewerkers de declaraties nog deze maand uitbetaald krijgen. Om dit voor elkaar te krijgen moet declaraties ad hoc worden verwerkt. Dit is niet alleen erg vervelend. Ook zorgt het snelle verwerken van declaraties voor een toename in fouten in de bedrijfsadministratie. 
   
   
2. Veel uitzoekwerk
   Stapels uitpuilende declaratieformulieren op het bureau van de manager moeten stuk voor stuk worden doorgespit en uitbetaald aan de juiste medewerker. Dit kost enorm veel uitzoekwerk en is zeer tijdrovend voor de manager.
   
   
3. Missende informatie
   In een ideale situatie keurt de manager declaraties in één keer goed en betaal jij deze diezelfde maand nog uit. Helaas is dit niet altijd het geval. Vaak vergeten medewerkers belangrijke informatie, zoals een omschrijving of de valuta, aan de declaratie mee te geven. In de uiterste situatie moet de manager het gehele declaratieformulier terugsturen naar de medewerker om de missende informatie te achterhalen. Dit zorgt voor enorme vertraging in het verwerkingsproces.

Bedrijven die handmatig declareren doorlopen 6 inefficiënte stappen. Het handmatig controleren en verwerken van één enkele declaratie kost een halve minuut en kan bij een heel formulier zelfs oplopen tot 5 minuten. De afbeelding hieronder laat de stappen zien.

Digitaal declareren

Bedrijven die medewerkers laten declareren via een mobiele app ondervinden deze 3 voordelen.

1. Verwerk declaraties de hele maand door
   Via de app ingediende declaraties van medewerkers zijn real-time inzichtelijk voor managers. Wil een medewerker declaraties eerder indienen? Dan zorgt dit niet voor extra werkdruk. In plaats van formulieren ondertekenen, inscannen én heen-en-weer  mailen, keurt de manager alle declaraties in de declaratie app goed of af met slechts een paar swipes. Zo controleert de manager de hele maand door en voorkom je piekdrukte aan het eind van de maand. Lees hier meer over scan en herken software.
   
   
2. Declaraties in één digitaal overzicht
   Alle ingediende declaratieformulieren zijn in de cloud opgeslagen en verzameld in een digitaal overzicht. In één oogopslag ziet de manager welke declaratie bij welke medewerker hoort. Zo weet de manager welk formulier nog open staat voor controle en verwerking. Is er een op- of aanmerking? Dan grijpt de manager tussen de maand door in. Dit bespaart een hoop uitzoekwerk achteraf.
   
   
3. Altijd context bij een declaratie
   Niks is zo vervelend als declaraties ontvangen zonder context. Waar is de declaratie gemaakt? Wat is het doel ervan? Onduidelijkheid zorgt voor irritatie en vertraging. Door digitaal te declareren maak je het mogelijk om automatisch verplichtingen in te stellen. Deze automatische business rules kunnen verplichten om declaraties altijd te voorzien van aanvullende informatie. Vergeten medewerkers een omschrijving aan de declaratie mee te geven? Dan wordt dit veld automatisch gemarkeerd. De medewerker weet precies welke informatie nog moet worden aangevuld vóórdat deze wordt doorgezet naar de manager. Zo zijn uitgaven altijd verantwoord en gaat het goedkeuringsproces een stuk sneller.
   
   Bedrijven die digitaal accorderen versnellen het accordeerproces van één declaratie naar slechts 3 seconden en van een heel formulier naar één minuut. De afbeelding hieronder laat zien hoe het werkt.
   
   

Bespaar tijd met onze exclusieve functie: in-app approving!
Een vertragende factor in het declaratieproces is late goedkeuring van managers. Managers missen veelal de tijd om declaraties te accorderen. SRXP lost dit, als eerste in Nederland, op door de lancering van een nieuwe functie: in-app approving.

Waar accordeurs bij standaardoplossingen, declaraties veelal op de computer goedkeuren, maakt SRXP het mogelijk om declaraties met slechts één swipe in de app goed of af te keuren. Dus of je nou in de trein zit op weg naar je werk of in de wachtkamer bij de dokter: controleren kan altijd! Zo minimaliseer je de vertragende factor op gebied van controle en betaal je medewerkers sneller uit.

De tijdsbesparing

Kortom, door tussentijdse verwerking, één digitaal overzicht en het instellen van business rules, bespaart een manager meer dan 3 minuten per declaratieformulier.

Benieuwd naar de totale kostenbesparing? Wij leggen het uit in onderstaande whitepaper.

Wie is SRXP
SRXP is marktleider van Nederland in het digitaliseren van declaraties.
Op dit moment werkt SRXP voor meer dan 65.000 gebruikers, variërend van het MKB tot multinationals zoals Mammoet, Port of Rotterdam en Rituals. SRXP wordt in meer dan 90 landen gebruikt en werkt samen met partners zoals Deloitte, VAT4U en International Card Services.