<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">

Waarom declaratiesoftware op de agenda van elke HR manager moet staan

HR

Sep 24, 2019 4:56:58 PM

Declaratiesoftware HR

Waarom declaratiesoftware op de agenda van elke HR manager moet staan

Digitalisering is in deze tijd niet meer is weg te denken, Toch heeft dit bij de meeste HR afdelingen nog steeds geen prioriteit. Veel HR-managers behalen voordeel door wel te digitaliseren, bij bijvoorbeeld bij het declaratieproces. In deze blog lees je waarom het digitaal declareren op de agenda van elke HR manager zou moeten staan:

1. Minder administratieve werkdruk 🙇🏻‍♀️

Als je werkt in een bedrijf met veel declaraties, dan herken je waarschijnlijk de eindeloze stroom aan papieren bonnetjes in de portemonnees van medewerkers, die vervolgens moeten worden overgetypt en ingeboekt wel. Het verwerken van deze bonnetjes is een enorm onoverzichtelijk en vooral heel tijdrovend klusje. Door te declareren met declaratiesoftware bespaart de administratie een hoop tijd én dus: werkdruk.

Digitaliseer papieren bonnetjes
De eerste stap in het verlagen van de werkdruk op de administratie is het digitaliseren van papieren bonnetjes. Door medewerkers te laten declareren met een declaratie app maak je het declaratieproces eenvoudig. Na het betalen maakt een medewerker simpelweg een foto van de bon en dient deze ter plekke via de app in. De declaratie komt hierna automatisch in het systeem terecht. En de papieren bon? Die kan in de prullenbak!

Verplicht context bij declaratie
Je kan nog meer handmatig werk op de administratie besparen door aanvullende informatie bij declaraties te verplichten. Hiermee zorg je ervoor dat medewerkers altijd informatie zoals de locatie of valuta bij de declaratie in te vullen. Dit scheelt een hoop uitzoekwerk voor de administratie. Met declaratiesoftware stel je deze informatievelden makkelijk verplicht. Vergeet een medewerker tijdens het indienen informatie aan de declaratie mee te geven? Dan wordt dit vergeten veld gemarkeerd. De declaratie kan pas worden ingediend als het gemarkeerde veld is ingevuld.

2. Handhaving van het declaratiebeleid 🤝

Niet alleen zorgt het digitaliseren van declaraties voor minder werkdruk op de administratie, ook geeft het jou meer controle over de uitgaven van medewerkers. Stel je voor: het is het einde van de maand en je hebt eindelijk alle creditcardafschriften binnen. Tijd om te verwerken! Tot jouw grote verbazing zie je een buitensporige uitgave van €250,- voor een zakenlunch. Vervelend, want dit was niet wat er in jouw declaratiebeleid stond aangegeven. Door declaraties te digitaliseren voorkom je dit soort fouten.

Automatische declaratieregels
Een eerste manier om declaratiefraude te voorkomen is het automatiseren van jouw declaratieregels. In gespecialiseerde declaratiesoftware voer je jouw declaratieregels één keer in. Houd een medewerker zich niet aan jouw beleid? Dan wordt de aangemaakte declaratie automatisch door de declaratiesoftware gemarkeerd of zelfs in zijn geheel afgekeurd. Zo weten medewerkers precies welke uitgaven zij mogen declareren en voorkom je discussies over uitgaven achteraf. Lees hier waarom verplichte declaratierichtlijnen essentieel zijn voor jouw declaratieproces.

Vier-ogen-principe
Een andere mogelijkheid om het toezicht op jouw declaraties te vergroten is het implementeren van het vier-ogen-principe. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat medewerkers bedragen van meer dan €1000 declareren en daarom meer aandacht vereisen. In dat geval kun je in declaratiesoftware een extra accordeur instellen. Vanaf dat moment wordt elke declaratie vanaf €1000 dubbel gecontroleerd. Zo voorkom je dat een accordeur een buitensporig bedrag tóch goedkeurt en voorkom je misbruik van uitgaven.

Maak alle transacties zichtbaar
Een ander bijkomend voordeel van declaratiesoftware om declaratiefraude tegen te gaan, is het integreren van credit- en debitcards met jouw administratie. Als een medewerker betaald met de betaalkaart is dit direct zichtbaar in de software. Zie je een afwijkende uitgave? Dan spreek je de medewerker hier direct op aan.

Door het automatiseren van declaratieregels, het implementeren van het vier-ogen-principe en de directe zichtbaarheid van uitgaven jouw declaratieproces waterdicht.

3. Eén duidelijke declaratieflow 〰️

Een andere reden die HR-managers gebruiken om het digitaliseren op de agenda te krijgen is het inbouwen van meer structuur. Medewerkers die declaraties buiten het declaratiebeleid indienen doen dit niet altijd bewust. Soms kan dit simpelweg ook liggen aan het ontbreken van structuur in het declaratieproces. Met declaratiesoftware werken zowel medewerkers als managers als de administratie vanuit één duidelijke workflow: medewerkers dienen declaraties in via een mobiele app, manager keuren deze goed- of af vanuit dezelfde app en jij controleert en exporteert deze eenvoudig met één klik naar het boekhoud- of salarissysteem.

Zo zorg je dat iedereen via één manier declareert.

4. Blije medewerkers 😁

De tijdsbesparing voor de administratie valt in het niet bij het gemak dat declaratiesoftware oplevert voor medewerkers.

Even een klant bezoeken in Rotterdam, een tussenstop maken in Den Haag en vervolgens terugreizen naar het hoofdkantoor in Amsterdam. Het aantal declaraties van reizende medewerkers loopt snel op, net als de tijd die medewerkers moeten besteden om deze in te vullen..

Gemak
Medewerkers die declareren met software geven vaak aan dat declareren stukken gemakkelijk gaat dan declareren volgens een traditionele wijze. Reizende medewerkers hoeven niet meer terug naar kantoor om declaraties in te leveren, maar dienen deze onderweg in door een foto te maken van de bon via een declaratie app. Hierdoor komen declaraties stukken sneller bij de administratie heeft de declaraties eerder binnen én kan direct starten met verwerken!

Meer tijd voor kerntaken
Naast dat mobiel declareren medewerkers voorziet van enorm gebruiksgemak, hebben medewerkers meer tijd over voor hun echte taken. Declareren via een mobiele app kost de medewerker slechts 20 seconden i.p.v. 2 minuten. Zo zijn medewerkers geen tijd meer kwijt aan administratieve rompslomp, maar kunnen zij zich bezighouden met waar zij voor aangenomen zijn!

Snellere uitbetaling
Als klap op de vuurpijl zorgt declaratiesoftware ervoor dat medewerkers declaraties sneller indienen. Jij verwerkt en exporteert de declaraties sneller en betaalt medewerkers een stuk sneller uit.

Kortom, deze drie factoren maken het declaratieproces een stuk fijner voor medewerkers en daarmee óók voor de administratie!

Al met al is declaratiesoftware een win-win situatie voor alle partijen: medewerkers dienen declaraties gemakkelijker en sneller in, waardoor de administratie dit sneller verwerkt én uitbetaald. Daarnaast zorgt het voor: 

  • Minder werkdruk op de administratie.
  • Betere handhaving van het declaratiebeleid
  • Eén duidelijke declaratieflow
  • En last but not least: blije medewerkers!

Alle reden om dit al eerstvolgende punt in jouw agenda te zetten. De HR afdelingen van Rituals of Mammoet hebben de stap al gemaakt. Lees in onderstaande whitepaper welke voordelen zij ervaren.
Whitepaper: 6 redenen waarom elke HR manager declaraties moet digitaliseren

Author

Anouk Straver

Anouk Straver

Content Marketeer
Meer zien van ons product? Onze declaratie-experts vertellen je graag meer. PLAN EEN DEMO
ctabox

WHITE PAPER

6 signalen dat jouw declaratiesysteem aan vernieuwing toe is

Leer de signalen die aangeven dat jij geld verliest aan je huidige declaratiemethode.

LEES WHITE PAPER