<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=88557&amp;fmt=gif">
Export systeem

ADP

Marktsegment

Transporta

Geïmplementeerd door

HR

Medewerkers

500-1000

poncat

‘Het proces is compleet geautomatiseerd.’

Getinsight

Bespaart tijd

Getinsight

Verlaagt handmatig werk

Getinsight

Vlotte integratie

Getinsight

BTW-integratie

Pon Equipment

Pon Holdings BV is in 1980 opgericht door Ben Pon Jr. en werd een Nederlandse multinational die actief is in de transportsector. Pon Equipment, een dochteronderneming van Pon Holdings, staat bekend om hun distributie van bedrijfsvoertuigen in Nederland, Denemarken, Noorwegen en Zweden.

Het maken van een foto van de kwitantie met de SRXP uitgaven app en het online indienen van de uitgaven. Dat is alles wat medewerkers hoeven te doen om de zakelijke kosten te rapporteren. Pon Equipment is eindelijk verlost van de onkostenchaos met papieren kassabonnen. Ook de Google Maps integratie voor het rapporteren van kilometerkosten wordt veel gebruikt.

Op het computerscherm van financieel manager Martijn van der Horst verschijnt een overzicht van de kosten. Een bonnetje van € 2,40 voor een veerboot die een monteur moest nemen. € 30,45 voor diesel voor een aggregaat en € 50,43 voor een lunch. Voor SRXP moesten de medewerkers alle kwitanties opslaan, verzamelen en toevoegen aan Excel-sheets. Nu maakt de medewerker alleen nog maar een foto van de kassabon met de onkostendeclaratie app, en voegt hij het bedrag en de categorie toe. Als de onkosten zijn goedgekeurd en op tijd worden ingediend, wordt het voorschot onmiddellijk met het salaris terugbetaald. Ook de BTW wordt door SRXP berekend. Op het scherm wordt een overzicht van alle kosten getoond en de foto dient als verantwoording van de kosten. Martijn: 'De Nationale Bank en de Belastingdienst hebben SRXP goedgekeurd. De gegevens worden 10 jaar bewaard. 

Google Maps

Pon Equipment heeft veel baat gehad bij SRXP', zegt Martijn. Dat geldt zowel voor het bedrijf als voor de medewerker. Vroeger raakte de medewerker bonnetjes kwijt, of stuurde ze te laat in. Binnen het bedrijf moesten de uitgaven door meerdere lagen van goedkeuring gaan, voor fiscale correctheid, naleving van de Nederlandse wetgeving en bedrijfsbeleid. Dat proces is nu volledig geautomatiseerd', zegt Martijn. Alles wordt soepel afgehandeld: de medewerker dient de kosten in, het gaat automatisch naar de juiste goedkeurder en de salarisadministratie vergoedt de kosten als alles klopt. Je kunt ook zien wat de status van een uitgave is, of dat de ontvangstbewijzen zijn geweigerd. SRXP heeft zelfs een integratie met Google Maps voor kilometerkosten. De medewerker vult de startlocatie en de bestemming in, de via-optie is ook beschikbaar en de app berekent de kilometerstand en het onkostenbedrag. Heeft iemand een bedrijfswagen? In dat geval blokkeert SRXP de categorie waarin de medewerker de kilometerkosten kan declareren. U kunt ook limieten toevoegen aan het bedrag dat medewerkers mogen uitgeven.

Blijvend stilzwijgen 

Hoewel SRXP niet wordt gebruikt om werknemers strak te controleren en te benchmarken, had SRXP veel toegevoegde waarde vanuit het oogpunt van financiële controle. Martijn: 'Natuurlijk kun je analyses maken. Waar geven we geld aan uit? Wanneer wordt er gerapporteerd? Je kunt SRXP heel goed gebruiken om te benchmarken'. Martijn was ook verrast door het aanpassingsniveau van de medewerkers. We hebben SRXP eerst getest met een kleine pilot. We kregen nauwelijks vragen. Medewerkers begrepen SRXP direct. We hadden ons voorbereid op veel vragen, maar ook de bedrijfsbrede uitrol verliep erg stil. Het was een oorverdovende stilte'. Verkoop en monteurs hadden net nieuwe telefoons van het bedrijf ontvangen, zodat iedereen foto's kon maken met de onkostenapplicatie. Martijn: 'En als iemand om de een of andere reden niet in staat is om dat op dat moment te doen, kan iemand anders een foto maken en die naar je mailen.

Martijn concludeert hoe Pon Equipment heeft geprofiteerd van SRXP: transparantie, duidelijkheid over wanneer uitgaven worden vergoed, geen frustraties meer, geen honderden kwitanties meer kopiëren naar de administratie en geen angst meer dat je niet op tijd wordt vergoed omdat de kosten niet door de juiste persoon zijn ondertekend.
Deze business case is gebaseerd op een interview met Martijn van der Horst dat in cm is gepubliceerd: een magazine voor financiële professionals. Het originele artikel vindt u hier.

Het originele artikel vind je hier.

350 Users
15000 Expenses
2015 First Year
€ 7.000 Annual Savings Estimate